Als facilitator heb je maar één taak: de groep naar een bruikbaar resultaat begeleiden. En áls je dan voor de groep staat, wat zijn de meest belangrijke dingen waaraan je moet denken? In deze blog vertel ik je over mijn fout gouden regels.
1. Activeer ze direct bij het begin
Ik begin vaak met het stellen van een vraag. Dat activeert de deelnemers direct. Het (laten) vertellen van een goed verhaal doe ik pas later in de meeting. Een vraag kan bijvoorbeeld zijn: Wat maakt dit project voor jou straks een groot succes? Of: Waarmee wil je in elk geval vanmiddag naar huis? Na een korte uitwisseling van wat reacties heb je ieders aandacht en pas dan kun je het het doel van de bijeenkomst toelichten.
2. Geef glasheldere opdrachten
Mooie open deur he?
Maar let op! Je kunt hiermee makkelijk de mist ingaan. Ik maak namelijk weleens mee dat deelnemers ondanks mijn heldere uitleg toch niet goed begrijpen wat ik van ze verwacht. Geef de instructie zo duidelijk dat een kleuter je nog begrijpt. Misschien pijnlijk in gedachten, maar zeer effectief in de praktijk. Dit betekent dat je instructies instrumenteel van aard zijn.
Zeg bijvoorbeeld: Pak een blokje Post-its en een stift. Loop met drie andere deelnemers naar een tafel en schrijf zoveel mogelijk ideeën op bij de vraag 'Wat zijn de succesfactoren voor dit project?'.
Pas als ze dit gedaan hebben, leg je uit wat de volgende stap is. Dat scheelt drie keer extra uitleggen.
3. Zet je stem en je lijf gepast in
Faciliteren is pas succesvol als je écht in verbinding staat met de groep. Spreek duidelijk en niet te snel. Wees te allen tijde goed zichtbaar en spreek niet met je rug naar de groep toe, bijvoorbeeld met je neus naar de flipover gericht. Kijk niet over de deelnemers heen, maar kijk ze echt aan.
Stap ook ín de groep, loop rond. Ideaal wanneer je de tafels in een u-vorm opstelt, of stoelen in een kring. Een vierkant van tafels is dus niet aan te raden: dan blijf je letterlijk buiten de groep.
Gebruik je handen om dingen aan te wijzen en zaken te benadrukken, maar voorkom het verkeersleider-effect.
Meer tips over de juiste lichaamshouding wanneer je voor een groep staat en met een flipover werkt lees je in de blog Tekenen doe je met je hele lichaam.
4. Faciliteer de dialoog in de hele groep
Het komt voor dat twee deelnemers publiekelijk onderling een discussie starten. Zij willen hun standpunt duidelijk maken, maar jij wilt tot een conclusie komen zodat je verder kan. Zo’n plenair gesprek mag niet te lang duren. Afhankelijk van de lengte van de bijeenkomst een kwartier, maximaal twintig minuten, anders anders zie je de rest een voor een afhaken.
Motiveer de minder actieve deelnemers zich juist in het gesprek te mengen. Dit doe je door op de man af een vraag te stellen: ‘Kees, wat denk jij van Laura haar visie?’ Sommige deelnemers hebben even de tijd nodig voordat ze input kunnen leveren. Wees hier dus voorzichtig mee.
Uiteindelijk is het aan jou als facilitator om standpunten te verbinden en de groep te helpen om tot nieuwe inzichten te komen.
5. Leg de resultaten voor iedereen zichtbaar vast
‘I cannot believe, people believe that a group can come to a decision that is not written out and displayed in a public way.’ - Lynn Carruthers
In andere woorden: wat je niet ziet, bestaat niet. Alleen maar luisteren werkt niet, even de conclusie hardop zeggen en vragen of de groep ermee eens is ook niet. Leg inzichten, ideeën en besluiten daarom duidelijk vast op bijvoorbeeld een flipover. Maak het resultaat van de bijeenkomst dus zichtbaar voor de hele groep. Op deze manier weet je zeker dat de deelnemers op één lijn zitten en naar buiten gaan met dezelfde conclusies. En het is ook nog eens handig voor je beeldverslag.
Succes met je volgende bijeenkomst!
En o ja, als je toe bent aan een volgende ontwikkelstap in het faciliteren, check dan eens de trainingen hieronder en op de website!
Wil je leren visueel communiceren of meetings begeleiden?
We hebben diverse instaptrainingen en trainingen voor gevorderden. Zoals de training Visueel Faciliteren, de Leergang Faciliterend Leiderschap en de training Online Meetings met Impact.
