Ken je dat, dat je bij een meeting of conferentie bent geweest en naderhand niet meer precies weet wat er gezegd is? Hoe handig zou het zijn als je dat in een grote plaat nog eens terug kunt kijken?
Super handig natuurlijk! En niet onmogelijk met een 'graphic recorder': geen opname-apparaat, maar iemand die live een visueel verslag van een bijeenkomst maakt. Hij luistert, tekent en schrijft dat wat hij hoort op een heel groot wit vel papier. Als deelnemer zie je langzaam “the bigger picture” ontstaan. Live worden verbanden, patronen, oorzaak-gevolgrelaties van datgene wat er gezegd wordt inzichtelijk gemaakt. Voor de vakterm graphic recording wordt ook weleens de termen 'visuele recording' of 'visuele notulen' gebruikt.
Handig tijdens en na een meeting
Graphic recording heeft effect tijdens en na een meeting. Tijdens de meeting:
- kan men het verhaal beter volgen;
- worden de deelnemers niet zo afgeleid door een PowerPoint-presentatie waar slides telkens verdwijnen en niet meer terugkomen, maar je ziet het verhaal groeien. Heel soms zie je dat een PowerPoint de deelnemers afleidt van het echte verhaal en de persoon die het vertelt;
- en wordt niet alleen het verhaal van de spreker vastgelegd, maar juist ook de dialoog in de groep.
Na de meeting kan je de tekening gebruiken als verslag. Tip: hang de tekening aan de muur in de gang, de koffiehoek of de vergaderkamer. Grote kans dat het gesprek zo verder gaat.
Het resultaat hangt in de wandelgang en helpt de dialoog verder te voeren
Voorbereiding is het halve werk
Graphic recording doe je niet zomaar, het vergt goede voorbereiding. Inhoudelijk moet je een idee hebben wat de spreker gaat zeggen zodat je alle informatie de juiste plek op de plaat kan geven.
Inside tip: Mocht je zelf een meeting visueel willen vastleggen, vraag de spreker dan van te voren wat de kern van zijn verhaal is, dan kun je daar gericht naar luisteren.
Minstens de helft van het werk van een graphic recorder bestaat uit scherp luisteren naar wat er gezegd wordt en voelen welke emoties dat oproept bij het de deelnemers. Op de plaat verschijnen beelden met korte verklarende teksten zoals een titel en een paar kernwoorden.
Van inzicht naar overzicht naar uitzicht
Een paar weken geleden werd er een conferentie georganiseerd door twee fuserende ziekenhuizen. De conferentie ging over het onderzoek naar de kwaliteit van zorg. Het doel was een totaalbeeld krijgen van alle onderzoeksgebieden en wie waarmee bezig is. Daarbij kwam graphic recording goed van pas: complexe situaties werden overzichtelijk. Van overzichtkrijg je inzicht en dat resulteert weer in een duidelijk beeld wat te doen: het uitzicht.
Samenwerking tussen facilitator en graphic recorder (Foto: Frank Janse)
Inside tip: Graphic recording is niets anders dan het gesprek tekenen en schrijven. Als je daaraan wilt snuffelen, kun je voor jezelf visuele aantekeningen maken bij de eerstvolgende conferentie of meeting die je bijwoont. Hiervoor gebruik je het visuele abc - daar ga ik in een van de volgende blogs volgend blogs verder op in.
Graphic recording kan jou helpen het wow-effect te bereiken bij je publiek. Beeld haalt emoties in mensen naar boven, het maakt aanwezigen los tijdens een meeting en helpt naderhand het gesprek gaande te houden.
Over graphic recording publiceerden we eerder de blog 'De dans tussen facilitator en graphic recorder'
