Voor iedereen geldt: je moet eerst jezelf veilig voelen, daarna kun je pas emoties tonen en vervolgens kun je logisch nadenken. In bijeenkomsten kom je tot betere resultaten als je daar rekening mee houdt. Zorg er dus voor dat de deelnemers zich zo veilig mogelijk voelen, al vanaf het begin!
Zo werken onze hersenen nou eenmaal
Vorig jaar schreef ik al eens over het belang van het loslaten van emotie, voordat je je gezonde verstand kan gebruiken. In deze blog geef ik je vijf manieren om mensen zich veilig te laten voelen. Dit is belangrijk om überhaupt tot resultaat te kunnen komen in een bijeenkomst.
1. Kweek vertrouwen in jou als begeleider
In de aanloop van een bijeenkomst of training probeer ik zoveel mogelijk deelnemers persoonlijk te spreken. Het is niet alleen belangrijk dan ik hen ken, maar vooral dat zij mij kennen. Om te voorkomen dat ze tijdens de bijeenkomst denken ‘Wie is die Jeroen eigenlijk?’ en ‘Wat doet hij hier?’ spreek ik van te voren individueel met ze af. Letterlijk om te zorgen voor veiligheid: ik bijt niet. De kennismaking draagt ook bij aan het gehoord voelen; ik luister tijdens de kennismakingsgesprekken voornamelijk.
2. Zorg voor een veilige plek
De fysieke omgeving is ook een middel om deelnemers een veilig gevoel te geven. Het is belangrijk dat de zaal de goede temperatuur en luchtvochtigheid heeft, dat er voldoende en gezond eten en drinken is en dat er daglicht is. Bij organisaties in met name de olie- en gasindustrie wordt altijd gecheckt waar de nooduitgang is. Laat je als facilitator niet verrassen en boek een zaal nooit ongezien. Het is belangrijk dat jij de zaal goed kent; laat je nooit afschepen met een muf zaaltje ergens achteraf.
3. Zorg voor gezelligheid
Een zakelijke bijeenkomst hoeft geen feestje te worden, maar je kunt de meeting als facilitator vanaf het begin maken of kraken. Wat dacht je van:
Optie 1: De eerste deelnemer komt een kwartier voor aanvang binnen. Er is geen facilitator te bekennen en hij moet zelf het licht aan doen. Vijf minuten later komt een onbekende man gehaast (en licht bezweet) binnen rennen… Hoe zou jij je als deelnemer voelen?
Optie 2: De eerste deelnemer komt een kwartier voor aanvang binnen. Er klinkt aangename muziek. De facilitator is al aanwezig en schudt hem direct de hand: ‘Leuk je weer te zien Ed! De koffie staat achterin de zaal voor je klaar.’ En, hoe is het gevoel nu?
4. Zorg dat men elkaar snel leert kennen
Als niet alle deelnemers elkaar kennen, is het van belang dat je iets doet aan de kennismaking. Niemand kan zich veilig voelen als hij de andere aanwezigen niet op z’n minst bij naam kent. Dit heeft wel grenzen: in een zaal met vijftig man doe je dit niet, maar bij een bijeenkomst met twintig deelnemers wel.
5. Leer de namen uit je hoofd
Het is fijn als iemand je met je naam aanspreekt en verrassend als men het niet verwacht. Daarom probeer de deelnemers zoveel mogelijk bij naam te kennen. Ook hier zijn grenzen: ik schud niet iedereen in een zaal van 100 man persoonlijk de hand. Deelnemers voelen zich ook meer aangesproken als je hun naam uitspreekt. Het laat zien dat je moeite doet voor persoonlijke aandacht. Hiermee kun je hen laten voelen dat elk individu en iedere bijdrage belangrijk is. Deze persoonlijke benadering begint al bij het versturen van de e-mail ter voorbereiding op de bijeenkomst: ik gebruik altijd een persoonlijke aanhef.
Denk eens aan jouw volgende bijeenkomst: hoe laat jij de deelnemers zich veilig voelen zodat je maximaal resultaat kan leveren?
Ben je ook klaar voor je volgende stap in meetings begeleiden of visueel faciliteren?
We hebben diverse instaptrainingen en trainingen voor gevorderden. Zoals de training Visueel Faciliteren, de Leergang Faciliterend Leiderschap en de training Online Meetings met Impact.
