Een communicatieafdeling met tien medewerkers waarvan er één buiten de groep valt. Dat is de setting waarin ik gevraagd word het team in een middag te begeleiden bij het maken van een jaarplan. Niet gemakkelijk, om een groep als geheel te begeleiden als er problemen zijn in de samenwerking. In deze blog deel ik mijn ervaring van deze groep met je, want ik haalde een belangrijke les uit!
Persoonlijke gesprekken ter voorbereiding
Jos, de manager van de afdeling, nodigt mij uit om te faciliteren. Hij wil samen met zijn team in een middag de jaarplanning van de afdeling maken. Dat betekent brainstormen en vooruitkijken. Echter, het grote probleem is Karin. Op z’n zachtst gezegd ligt ze niet lekker in de groep en dat is een behoorlijke last voor Jos en het team.
Ik besluit alle deelnemers voorafgaand aan de middagsessie individueel te spreken. Ongevraagd benoemt iedereen het probleem met Karin. Ik krijg wel met Karin te doen, maar ik adviseer Jos om haar te vragen niet mee te doen. Waarom? Uit de gesprekken is gebleken dat zij een te grote negatieve factor met zich meedraagt om de middag onze doelen te kunnen bereiken.
Faciliteren kan nogal wat emoties losmaken
De sessie begint en ik open met: ‘Jos, kun je direct vertellen waarom Karin er niet bij is?’. ‘Karin is er niet omdat de manier waarop ze nu in het team functioneert ons heel veel tijd, werkplezier en ook kwaliteit kost.. We zoeken een nieuwe baan voor haar.’
Het team is verbijsterd ‘Waarom nu? Zo plotseling! We snappen het wel, maar niet echt.’ Sommigen wordt het zelfs even teveel. Karin was immers wel onderdeel van het team, ook al valt ze buiten de groep.
Drie kwartier later zijn de emoties pas bedaard. Ik ben blij dat ik ervoor koos om iedereen de tijd en ruimte te geven zijn emoties te uiten. Aan het werk gaan heeft op zo’n moment toch geen zin.
De les die ik zelf weer eens leerde
Geef tijd voor en ruimte voor emotie. Investeer daarin tot het moment dat alle vragen beantwoord zijn. Zo werkt het in onze hersenen ook. We kunnen pas logisch nadenken als we ons in de eerste plaats veilig voelen en in de tweede plaats onze emoties kunnen uiten. Daarna kunnen we pas onze cognitie, dus ons gezonde verstand, gebruiken.
Terug naar de sessie. Dus na drie kwartier en een pauze konden we pas aan de slag met het jaarplan. Toen we eenmaal bezig waren kwam de groep groep in een enorme flow en schudden we de plannen zo uit onze mouw. Het ging fantastisch!
Het vraagt soms nogal wat van je veerkracht om een dergelijk proces te begeleiden.
In de Leergang Faciliterend Leiderschap geven deelnemers handvatten om voorbereid te zijn op precies zo’n soort situatie.
Professionaliseer jezelf in visualisatie en meetings begeleiden
Check de trainingen Visueel Faciliteren, de Leergang Faciliterend Leiderschap en de training Online Meetings met Impact.
