In deze bizarre tijd zijn veel mensen gedwongen thuis te werken. Omdat fysiek bij elkaar komen op dit moment veelal niet kan, ontmoet je elkaar per telefoon of videoconferentie. Na de crisis zul je misschien de smaak te pakken hebben en vaker een online meeting organiseren, 'omdat het zo makkelijk is'.
Hoewel...? Niets is wat het lijkt!
Want want blijkt?
Een online meeting is echt anders dan face to face
- 80 procent van onze communicatie is non-verbaal, maar dat valt bij een videoconferentie grotendeels weg. De 'groep lezen' wordt dan een stuk lastiger.
- de meeting wordt minder beheersbaar omdat mensen sneller door elkaar heen praten.
- En onderzoek toont aan dat beslissingen die online zijn genomen, doorgaans risicovoller zijn*.
- En o ja, lang niet iedereen weet even goed om te gaan met de webconference software.
- *Deze specifieke bevinding is gepubliceerd in “Making the team: a guide for managers”, hoofdstuk 12: “Teamwork via information technology: challenges and opportunities”. Auteur: Leigh L Thompson.
Terwijl online meetings wel degelijk veel voordelen hebben
Het kost minder tijd: minder reizen en er is minder small talk rondom en tijdens de meeting.
Een online meeting is makkelijk ad hoc te plannen.
Als de meeting eenmaal goed loopt, levert een online meeting meer focus en concentratie op.
Los van het feit dat we nu weinig keuze hebben.
Daarom deze drie tips!
1. Véél meer structuur
Zorg dat je als leider van de meeting drie keer zo gestructureerd communiceert. Dat houdt in: stel vaker een checkvraag zoals "zijn hier nog vragen over?", "heeft iedereen wat Jan zei goed begrepen?" en "is iedereen nog aangehaakt?". En wacht langer op het antwoord dan gebruikelijk.
2. Rustig aan!
Praat in een lager tempo. Het lijkt wat suf, maar het werkt! Omdat de communicatie nu voor 80 procent auditief is, kost het veel meer concentratie om het gesprek inhoudelijk te kunnen volgen. Af een toe een stilte laten vallen of een checkvraag tussendoor werkt dan altijd.
3. Ken de app als je broekzak
Voordat je in een auto stapt en gaat rijden, weet je ook waar alle knoppen zitten. Dus als je een videoconferentie leidt, weet dan hoe je de applicatie moet bedienen. Hieronder vind je de belangrijkste knoppen in Zoom (Skype en andere apps hebben vergelijkbare functies):
- Mute, voor geluid aan en uit. Vraag de deelnemers standaard hun geluid uit te zetten, zo hoor je geen verstorende randgeluiden.
- Video, om jezelf te laten zien of niet. Tip: vraag deelnemers altijd hun video aan te zetten. In een vergaderkamer ga je toch ook niet als deelnemer achter een zwart scherm zitten?
- Share: om je scherm te delen voor een PowerPoint-presentatie.
- Chat: voor het versturen van berichtjes, handig voor een brainstorm!
- Speaker/gallery view: om te bepalen of je altijd alle deelnemers ziet, of alleen degene die op dat moment spreekt.
Tot zover een paar essentiële weetjes.
Echte interactie met online werkvormen
Als je echt het maximale uit online meetings wilt halen, kun je nog veel meer met online werkvormen, zoals brainstormen op een virtueel whiteboard, polls, en zelfs virtuele break-outsessies opzetten.
Binnenkort is er dus ook de virtuele workshop Online Werkvormen, waarin je live meedoet in een heuse online workshop met polls, brainstorms en break-out sessies. En tips over hoe dit in goede banen te leiden. Zie ook de training Online Meetings met Impact.
