Deel 3
Het strategische verhaal is bij de afdelingsbijeenkomst op een visuele en tastbare manier verteld. Lees deel 1 en Deel 2 van werken op de vloer als je ze hebt gemist. We weten waar we heen willen, wat we als resultaat willen en hoe dit er ongeveer uit gaat zien. Hoe we er komen, weten we echter nog niet.
Nu komt het er dus op aan om de doelen en strategie te vertalen naar de uitvoering door de teams. Daarom organiseerden we met elk team twee sessies van een middag. Samen met Jochem van Loenen, interne manager ontwikkelprogramma, begeleidde ik deze sessies. We gingen op zoek naar antwoorden op vijf belangrijke vragen:
Vraag 1: Hoe is het strategische verhaal van Jil namens het MT op het team overgekomen?
Jochem vertelt het verhaal dat Jil eerder vertelde nog eens. Natuurlijk kwamen daar nog vragen over. Dit was exact het goede moment voor Jochem om uitgebreid de tijd te nemen die vragen te beantwoorden en het belang van de doelen en de rol van het team hierin te benadrukken.
Jochem deelt de strategie en checkt of er nog vragen zijn vanuit het team
Vraag 2: Hoe ziet het dagelijks werk van het team eruit?
Jeroen had stiften en een doos met kaartjes op A6-formaat in vier kleuren meegenomen. De opdracht was: schrijf voor elke rol in het team wat je allemaal doet. Het resultaat: vele tientallen kaartjes.
Vraag 3: Hoe dragen deze werkzaamheden bij aan de nieuwe afdelingsdoelen?
Nu werd het spannend. Waar liggen de gaten tussen de doelen en de dagelijkse praktijk? Per rol werd kaartje voor kaartje op de vloer of grote tafel naast de doelen gelegd. De relatie tussen het dagelijks werk en de doelen werd daarmee in één klap helder. Deelnemers liepen heen en weer, begonnen kaartjes te schuiven en konden niet wachten om met oplossingen te komen. En dat is precies wat we wilden! Werkzaamheden die moesten worden veranderd kregen een rood stickertje. De waardevolle activiteiten kregen een groene opgeplakt.
In gesprek over de verbinding tussen het dagelijkse werk en de afdelingsdoelen
Vraag 4: Hoe kunnen we de activiteiten die niet bijdragen aan de nieuwe doelen veranderen of verbeteren zodat ze wel bijdragen?
We zitten inmiddels in de tweede sessie van het team. Met de kaartjes van de vorige keer op de vloer maakten we plannen over mogelijke verbeteringen. Het werd steeds concreter.
Concrete verbeterplannen maken voor het komende jaar
Vraag 5: Hoe gaan we dit komend jaar realiseren?
Er waren nu genoeg ideeën voor het komend jaar. Op het grote whiteboard tekenden we een tijdlijn van het komend jaar. Alle post-its met verbeterprojecten werden op de tijdlijn geplakt. En het jaarplan van elk team was klaar.
Bijvangst
We wisten natuurlijk wel dat er naast de inhoudelijke zaken rondom doelen en strategie allerlei andere dingen in de teamsessies naar voren zouden komen. En dat gebeurde ook. Vooral op het gebied van samenwerking en communicatie kwam er van alles boven water. Juist door de manier waarop we de sessies faciliteerden was de openheid ontstaan die nodig was om over hierover te praten. Zo kwamen we via de ‘harde’ zaken op de ‘zachte’ factoren die een verandering echt succesvol en duurzaam maken.
Dit was het derde en voorlopig laatste deel van de serie 'De vloer op'. Benieuwd hoe werken op de vloer bij kan dragen aan jouw doelen en projecten? Of wil je op een andere manier met ons samenwerken? Laat het ons dan vooral even weten. We kijken en denken graag met je mee.
