Zoals je misschien weet is Lean een wereldwijd bewezen methodiek voor het duurzaam en aantoonbaar verbeteren van processen en organisaties. Al is de methodiek belangrijk, het blijft uiteindelijk mensenwerk. Je wilt de mensen van hoog tot laag meekrijgen. Daarom organiseer je allerlei meetings, zoals workshops. Als procesverbeteraar trek je dan de schoenen aan van de facilitator.
Omdat deze meetings belangrijke momenten zijn, is mijn stelling:
De beste procesverbeteraars zijn goede facilitators
Je bent dan bewust bezig met het betrekken en beïnvloeden van alle belanghebbenden.
O ja, hoe dan?
Ga in gesprek met de managers
Of in elk geval met de top van de organisatie. Je doelen zijn dan:
- Tot inzicht komen in wat procesgericht werken betekent voor hun medewerkers.
- Vaststellen welke veranderingen met betrekking tot houding en gedrag nodig zijn om continu te kunnen verbeteren.
- Zien wat dit betekent voor hun leiderschapsstijl. Geen brandjes blussen, maar processen managen en mensen faciliteren in hun werk.
Het is je duidelijk dat het hier niet direct aankomt op kennis van Lean-tools, maar op jouw vermogen om een meeting met managers en andere stakeholders met concreet resultaat te begeleiden.
Ga in gesprek met de teamleiders en medewerkers
Procesgericht werken en continu verbeteren resulteert vaak in essentiële veranderingen in hun dagelijkse werk. Mensen van de werkvloer heb je nodig om tot concrete ideeën voor verbetering te komen. Dit is dan ook het doel van de workshop.
Je staat in de schoenen van facilitator. Hoe zien die schoenen eruit?
Op belangrijke momenten wordt jou rol als procesbegeleider belangrijker dan je inhoudelijke functie. Wat moet je dan kunnen? Check jezelf: hoe sterk sta jij in onderstaande eigenschappen?
1. Je bent goed in het maken van persoonlijke verbinding met belangrijke spelers. Je hebt geluk als je van koffie houdt. Maak een koffieafspraak en stel veel vragen. Soms moet je even op je tong bijten omdat je graag je verhaal wilt vertellen, maar dat is nu niet het doel. Jij wilt weten wat hun businessdoelen zijn en waarom procesgericht werken belangrijk is. Dit is je eerste stap in het bouwen van wederzijds vertrouwen. Zonder de decision makers aan je zij ben je nergens.
2. Je weet hoe je een meeting goed ontwerpt. De belangrijkste vragen zijn: wat is je doel, uit welke stappen bouw je de bijeenkomst op en welke werkvormen pas je toe? In deze videoblog vertel ik je hier meer over.
Tip: plemp je meeting niet zo vol, maar op 60%, dan heb je 99% kans om je meetingdoelen te behalen.
3. En als je de bijeenkomst begeleidt, ben je in staat om een sfeer neer te zetten waarin mensen graag meedoen. Dus start niet met een ‘inspirerende powerpoint’, want dan heb je iedereen in vijf minuten in een afwachtende modus. Tip: peil bij de start van de bijeenkomst ieders "status": wat verwacht je, wat wil je bijdragen, of waar zitten je twijfels? Stel dus vooral veel vragen.
4. Ook weet je hoe je in de altijd beperkte tijd tot resultaat te komen. Juist door de inzet slimme werkvormen toe te passen kun je veel uit een meeting halen. Houd je niet te veel vast aan je draaiboek, maar maak vooral gebruik van wat er gebeurt.
5. Last but not least: je hebt de juiste basishouding. Dus je stelt vragen in plaats van dat je verhalen vertelt, bent oprecht nieuwsgierig naar de ideeën van de deelnemers en, stelt je oordeel over de inhoud uit. Soms lastig, maar essentieel als je de mensen wilt betrekken.
Nou ja, dat is toch toevallig! Laat dit nou net de belangrijkste competenties van de facilitator zijn. Deze zijn vastgesteld door de International Association of Facilitators.
In de volgende blog vertel ik je hoe visualisatie jou als procesverbeteraar kan helpen om deze meetings nog effectiever en leuker te maken.
