Een meeting waarbij de ene helft vanaf kantoor en andere helft vanaf thuis meedoet, we zijn het nu wel gewend. Dat kan twee dingen betekenen. Zijn we gewend aan het accepteren van de nadelen met als gevolg een slecht resultaat, irritatie en tijdverlies? Of zijn we er zo goed in geworden dat een hybride meeting altijd soepel verloopt? Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen.
Laatst werd me weer eens duidelijk hoe lastig een hybride meeting kan zijn. Maar ook hoe je het eenvoudig beter kunt maken. Daarom deed ik vorige week met een cursusgroep een experiment. Dit was tijdens een training
Ik gaf ze de opdracht met z’n zessen te brainstormen en een lijst met ideeën te verzamelen en daarna samen de beste ideeën te kiezen. Niet al te moeilijk toch?
Ik liet ze drie varianten van hybride meetings oefenen. Hierbij bleven drie deelnemers in de zaal, dus zaten ‘op kantoor’ en de andere drie deden mee vanaf hun hotelkamer. Het ging van slecht naar beter naar heel goed. Dat ging zo:
Hybride opstelling 1 - Verre van soepel
De drie deelnemers ‘op kantoor’ nestelden zich rondom één laptop. Een van hen was de voorzitter. Zonder al te veel voorbereiding zei de voorzitter: ‘ok jongens, we gaan brainstormen. Zullen we wat ideeën roepen?’. Dit liep nog niet zo soepel. Ten eerste werden de ideeën nergens centraal vastgelegd. Er was één online deelnemer die zijn ideeën ongevraagd in de chatbox dumpte. Ten tweede was de kantoorgroep vooral gericht op de online deelnemers en minder op elkaar. Er was dus allerminst sprake van een gelijk speelveld.
Ok dan proberen we het toch anders?
Hybride opstelling 2 - goed op weg, nog geen gelijk speelveld
De drie ‘op kantoor’ verdeelden de taken. Één voorzitter, één assistent voorzitter die de chatbox in de gaten hield en iemand die de resultaten op een flip-over schreef. Zo begonnen ze de meeting opnieuw. Hoe dat liep? Allerminst soepel! Vooral omdat de kantoorcollega’s de meeting begeleidden en de online deelnemers de ideeën mochten roepen. Weer een ongelijk speelveld.
Hè, wat kan er dan wél werken? Een van de cursisten zei: waarom pakken we niet allemaal onze laptop en leggen we de ideeën online vast?
Hybride opstelling 3 - Iedereen betrokken én een mooi resultaat
De kantoordeelnemers zetten zichzelf aan de centrale tafel, ieder hun laptop. Daarnaast hadden we een aparte webcam op statief en een centrale microfoon annex speaker. ‘Ik hoor een echo!’. één van de deelnemers had zijn Teams nog niet op mute staan en een ander had zijn speaker nog aan. Ik had verder een online PowerPointpresentatie opgezet met daarin zelf gefabriceerde post-its op een pagina. De link hiernaar werd in de chatbox gedeeld. De voorzitter: ‘ok jongens, we gaan weer brainstormen! Eerst even oefenen. Ga naar de online PowerPointpagina en schrijf je naam in een van de gekleurde post-its. Dan is dat jouw kleur post-it. Gelukt? Mooi! Schrijf dan nu in een paar minuten al je ideeën op de post-its. Succes en tot zo!’. Binnen een paar minuten stond de PowerPointpagina vol met ideeën. De ideeën werden besproken en de beste werden naar bovenaan de pagina geschoven.
Waarom lukte het nu wel goed?
Ten eerste kon iedereen elkaar goed horen en zien. De afspraak om de ideeën alleen op post-its te schrijven was helder en de voorzitter kon het prima alleen af. Ook zette zij iedereen aan het werk in plaats van dat drie mensen meededen met de brainstorm en de rest zijn best deed om de meeting te begeleiden. Een gelijk speelveld dus. En het verslag van deze bijeenkomst was direct digitaal beschikbaar voor iedereen.
