Norbert Evers werkt bij Achmea, waar hij een boeiende bijeenkomst begeleidde met twintig leden van Jong Achmea. Onze tekenaar Petra de Graaf maakte het visuele verslag. De samenwerking tussen Norbert en Petra leidde tot een aansprekende uitkomst.
Jeroen Blijsie interviewde Norbert over het resultaat en de waardevolle lessen.
Waarom deze bijeenkomst?
De directie van Achmea staat open voor wat er bij de jongere medewerker speelt. Naast de sociale activiteiten die Jong Achmea onderneemt brengt men ook adviezen uit aan de directie.
De centrale vraag bij deze bijeenkomst was:
Wat maakt dat jonge mensen blijven of juist vertrekken bij Achmea?
En is het gelukt?
Ja, ik denk dat het heel goed gelukt is. Zo werd bekrachtigd dat de teammanager belangrijk is om de jonge medewerker te begeleiden en om een omgeving te creëren waarin zij kunnen floreren. Daarnaast blijken de jongeren de strategie van Achmea Duurzaam Samen Leven steeds essentiëler te vinden. Tot slot speelt de waardering in de vorm van (secundaire) arbeidsvoorwaarden ook een rol.
De Jong Achmeaan levert graag een zichtbare bijdrage aan de strategie en doelen van Achmea. Belangrijk om deze doorvertaling zo goed mogelijk door te voeren en te toetsen. Ter illustratie werden containerbegrippen zoals Data Gedreven Werken en Smart Data besproken. Men heeft behoefte om deze begrippen verder uit te werken waarbij meer richting wordt bepaald.
Waarom wilde je een visueel verslag van deze bijeenkomst?
Jongeren brengen een nieuwe frisse energie en dynamiek. Werken met tekeningen en beelden past daar goed bij, tevens zochten we bewust naar een alternatief op de toch al bekende en geijkte PowerPointpresentaties.
Wat was belangrijk in de voorbereiding van deze bijeenkomst?
Live tekenen is een uitdagende klus. Dus wilden we vooraf weten wanneer de druk op de ketel bij de tekenaar het hoogst zou worden. Bij een sessie van slechts een middag met tientallen deelnemers is dat extra belangrijk. Daarom liepen we met de tekenaar het programma vooraf in detail door. We zagen dat de subgroepen Petra zowel op tijd als heel concreet moesten informeren over de resultaten van de brainstormsessies. Hiermee zou ze voldoende tijd hebben voor het tekenwerk. Ik zal je zo vertellen hoe dat uitpakte.
Tekende ze trouwens op papier of digitaal?
We kozen voor digitaal. Je kunt de tekeningen na de eerste schets snel aanpassen en verfijnen. Bij de presentaties konden we ze afbeelden op het grote projectiescherm. Het scheelt trouwens ook nog eens een hoop gesjouw met grote prikborden en vellen papier.
Hoe verliep de bijeenkomst uiteindelijk?
Hartstikke goed. Petra voelde en kreeg de ruimte om verdiepende vragen te stellen. Dat hielp de uitkomsten nog beter te onderstrepen. Bijzonder was dat ze de term ‘gouden lijn’ gebruikte: daar waar emotie zit. Een nieuw begrip voor mij wat best goed heeft gewerkt en ik van tijd tot tijd nog steeds gebruik.
Ik vond het mooi te ervaren hoe Petra en ik elkaar echt de ruimte gaven, wat resulteerde in een mooi samenspel. Haar speelse tekenstijl past ook goed bij de doelgroep en mijn manier van faciliteren.
Klinkt goed! Wat zou je de volgende keer anders doen?
Pas aan het einde van de middag werden de adviezen van de jongeren duidelijk. Dus toen moest Petra echt aan de bak. Tekenen voor drie teams tegelijk en in zo’n korte tijd uitwerken is moeilijk. Er was ook een subgroep die op het laatste moment toch nog een andere tekening wilde.
Ondanks de tijdsdruk waren we verrast door de kwaliteit van de tekeningen: zowel de deelnemers als ook de directieleden die bij de presentaties aanwezig waren konden de boodschap met visuele ondersteuning goed waarderen.
Achteraf had er dus meer tijd mogen zitten tussen de afronding van de analyse door de groepen en de eindpresentaties met de tekeningen. Hierdoor hadden de groepjes de presentaties onderling beter kunnen afstemmen en had Petra meer tekentijd gehad.
Hoe zijn de tekeningen na de bijeenkomst gebruikt?
Mede door de nabewerking van de tekeningen de dag na de bijeenkomst waren de tekeningen goed communicatiemateriaal. Natuurlijk hoorde daar ook tekst en uitleg bij voor de mensen die er niet bij waren geweest. Dus zijn de tekeningen van een stukje geschreven context voorzien.
Toevallig heb ik ook vanochtend een van de tekeningen erbij gehaald. Om te duiden hoe we op dit moment de brug slaan tussen strategie en uitvoering.
Heb je nog een advies voor iedereen die een visueel verslag wil laten maken van een bijeenkomst?
Jazeker, daarvoor het ik twee tips. Ten eerste: zorg dat de tekenaar vooraf goed aanhaakt bij wat er speelt in de organisatie. Zowel de tastbare zaken als de emotie die er al speelt. De rode en gouden lijn dus. Dit kan hij of zij dan (vaak letterlijk) meenemen als achtergrond. Zo kan de visualisatie nog krachtiger worden.
En o ja, als facilitator en tekenaar: it takes two to tango!
