Een paar weken geleden werd ik door een managementteam van een jong bedrijf benaderd. Of ik hen wilde begeleiden bij het creëren van een gezamenlijke visie. Deze moest dienen als uitgangspunt bij het maken van de strategische planning. Het is erg lastig om een visie in woord of geschrift over te brengen. Het gaat immers over wat je ziet, hoort, voelt of ruikt, maar dan over vijf jaar.
Voor dit soort situaties is de werkvorm Verbeeld je toekomst mijn favoriet. Hiermee breng ik de groep aan de hand van een begeleide visualisatie in vier stappen naar een gezamenlijk beeld van hun toekomst. In deze blog beschrijf ik de werkvorm voor jou als begeleider.
Stap 1: Begeleid de visualisatie 10 minuten
Vraag de groep om op een stoel te gaan zitten: ‘Goed rechtop met twee voeten op de grond. Focus je op je ademhaling en sluit je ogen. Ik ga jullie allemaal individueel meenemen in het verhaal van de toekomst van jullie bedrijf.’
Vervolgens leid je de groep aan de hand van een aantal vragen door hun toekomst. Na iedere vraag laat je een stilte vallen zodat de deelnemers zich de toekomst echt kunnen verbeelden.
- ‘Stel je eens voor, over 5 jaar loop je je bedrijf binnen. Je bent de gang nog niet op of er komt een collega naar je toe gelopen die enthousiast begint te vertellen over wat hij heeft gedaan voor een klant en welke feedback hij daarop heeft gekregen. Wat vertelt je collega?’
- ‘Je loopt de gang in en ziet de krant op tafel. Op de voorpagina staat een foto van jullie bedrijf met daarboven een vetgedrukte kop. Wat is het nieuws dat over jullie bedrijf geschreven is? Wie heeft daar intern voor gezorgd?’
- ‘Na het lezen van de krant loop je naar je werkplek. Je opent je inbox en ziet de interne nieuwsbrief van die ochtend. Wat lees je daarin? Wat voor belangrijke zaken spelen er intern? Denk aan projecten, verbeteringen, grote stappen die gemaakt worden zoals een overname of herstructurering.’
Afhankelijk van het onderwerp stel je meer of andere vragen. Na zo’n tien minuten sluit je dit onderdeel af: ‘Ik ga je terug halen naar het heden. Je mag je ogen openen en neem heel even de tijd om bij te komen van je avontuur in de toekomst.’
Stap 2: Laat ze tekenen 30 tot 45 minuten
Aan het begin van de sessie heb je de ruimte al gevuld met stiften, post-its, flipovers en ander tekenmateriaal. Nodig de deelnemers uit om individueel een visualisatie te maken van hun avontuur: hun visie van de toekomst. Moedig ze aan om te tekenen en de plaatjes met steekwoorden aan te vullen. Mindmaps, metaforen, alles mag!
Het managementteam, kwam met de meest fantastische visualisaties. Geen gekke fantasieën, maar realistische toekomstbeelden. De één had een mindmap gemaakt, de ander een landschap en de derde een huis. De toekomst van één bedrijf werd op tal van verschillende manieren gevisualiseerd. En tot hun verrassing bleken er veel overeenkomsten te zijn in hun verhalen. Men kon ze letterlijk aanwijzen.
Stap 3: Laat ze presenteren 5 minuten per persoon
Na een korte pauze laat je de deelnemers hun eigen toekomstbeeld presenteren. Geef iedere deelnemer vijf minuten de tijd en moedig de groep aan om elkaar vragen te stellen en feedback te geven. Als begeleider maak je op post-its notities van zaken die je opvallen, gedeelde ideeën en terugkerende elementen.
Stap 4: Reflecteer en convergeer 30 minuten
Na afloop van de presentaties is het aan jou de taak om de presentaties en verschillende visies te recapituleren. Op basis van je post-its kun je een nieuwe visualisatie maken van de gezamenlijke visie van het team en hen wijzen op zaken waar ze nog eens naar moeten kijken. Na afloop staat er een flip-over met hun gezamenlijke visie.
En voilá, in minder dan een halve dag heb je de basis van een gezamenlijke visie!
Verbeeld je toekomst is een werkvorm die je ook bij een grotere groep of ander onderwerp kan toepassen. Afhankelijk daarvan neem je per onderdeel meer of minder tijd.
Hoe het bij dit managementteam is afgelopen? Een paar weken na de sessie kreeg ik bericht dat ze met veel plezier aan de gezamenlijke visie hebben verder gewerkt en dat het veel impact heeft gehad op het schrijven van het inhoudelijke strategisch plan. Een geslaagde dag dus!
En welk team ga jij hiermee helpen?
Ben je ook klaar voor je volgende stap in meetings begeleiden of visueel faciliteren?
We hebben diverse instaptrainingen en trainingen voor gevorderden. Zoals de training Visueel Faciliteren, de Leergang Faciliterend Leiderschap en de training Online Meetings met Impact.
