We zijn allemaal zo druk met ons werk, vrienden en familie. We gaan tussen 9 en 5 en zelfs daarbuiten van meeting naar meeting en in ons privéleven van afspraak naar afspraak. Ons hoofd zit daarom vol met allerlei dingen die op dat moment spelen in ons leven: je moet nog cadeau kopen voor die ene vriendin, de auto naar de garage brengen, vieren dat je die cursus gehaald hebt, naar de ouderavond van je kinderen en ga zo maar door.
Het zijn allemaal zaken die je raken, die je vaak veel mentale energie kosten. Toch wordt er van je verwacht dat je een bijdrage levert aan iedere vergadering. Het is daarom niet alleen belangrijk dat je aanwezig bent, je zult er ook met je aandacht bij moeten zijn.
Het waarom van de check-in
Een check-in helpt je om mensen meer present te laten zijn. Vergelijk het met de check-in op een luchthaven: zit iedereen aan boord of blijven er mensen achter?
In meetings zijn we als mens cognitief bezig, maar de emotionele zaken leiden ons af. Het kan helpen om de emotionele zaken te benoemen, om in de groep te gooien dat je oma overlijden is. Dit geeft je namelijk emotionele rust en dan kun je verder.
Het kan ook zijn dat een deelnemer iets bezighoudt wat invloed heeft op de bijeenkomst, als hij bijvoorbeeld een te hoge werkdruk ervaart, zal de groep begrijpen dat hij niet als eerste opspringt bij de verdeling van extra taken.
Zo doe je een visuele check-in
Je kunt een check-in op verschillende manieren doen. Ik heb mooie ervaringen met de visuele check-in. Je vraagt de deelnemers even de tijd te nemen om voor zichzelf een tekening te maken van hoe zij zich op dat moment voelen. Idealiter tekenen de deelnemers met een zwarte stift, dit is namelijk een neutrale kleur.
Na twee minuten vraag je de groep om in tweetallen elkaar de vraag te stellen “Wat denk jij dat ik met mijn tekening bedoel?” Op deze manier ontstaat er als vanzelf een echt gesprek.
De voordelen van een visuele check-in
- Een check-in geeft deelnemers tijdens het tekenen de tijd om bij zichzelf na te gaan hoe zij zich voelen.
- Door vragen te stellen, ontstaat er automatisch een dialoog, meer begrip en verdieping.
- Doordat de koppels naar de tekening kijken, hoeven zij elkaar niet aan te kijken. Wanneer het om gevoelens gaat, is het fijn om elkaar niet continu aan te hoeven kijken - net als het welbekende voorbeeld van gesprekken tijdens de afwas.
De visuele check-in is een concreet voorbeeld om mensen op een andere manieren aan te laten haken bij een meeting. Voor mij weer eens een bewijs dat faciliteren en visueel communiceren goed samen gaan. Je kunt nog veel meer manieren visualisatie toepassen in meetings. Wil je daar meer over leren? Check dan de trainingen hieronder en op onze website.
Wil je leren visueel communiceren of meetings begeleiden?
We hebben diverse instaptrainingen en trainingen voor gevorderden. Zoals de training Visueel Faciliteren, de Leergang Faciliterend Leiderschap en de training Online Meetings met Impact.
