Natuurlijk heb je altijd een doel en agenda die je vooraf toestuurt. En zorg je dat je überhaupt alleen online vergadert als het nodig is. Algemene hygiene, toch? Als wij bij The Visual Connection Online Meetings begeleiden, doen we altijd minimaal één van onderstaande dingen. Bespaart ons én de klant bakken met tijd.
Verkort je online meeting door de vergadertijd te halveren
Hoe dat werkt? Volgens de Wet van Parkinson. En nee dat gaat niet over die vervelende ziekte, maar over een wetenschapper met dezelfde naam.
Want Cyril Northcote Parkinson formuleerde deze op waarneming gebaseerde wet in 1958 in zijn boek Parkinson's Law: The Pursuit of Progress. De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren. Ga maar eens na: in heb je tijd om te lummelen, dan gebeurt het ook.
Met andere woorden: heb je een meeting gepland van een uur, dan komt dat uur heus wel vol! De tip is dus: plan in dit geval een halfuur en zie eens wat er gebeurt. Ineens is er geen tijd meer voor te veel geklets en gezweef en ga je rechter op je doel af.
Maak kortere online bijeenkomsten door op tijd te beginnen
Ja duh! denk je misschien. Maar hoeveel van je meetings beginnen echt op tijd? Let maar eens op, zodra je een paar keer zonder vertraging de bijeenkomst gestart bent, komen steeds meer collega’s op tijd. Zo worden je meetings alleen maar korter. Een kwestie van opvoeden dus.
Misschien heb je nog een aardige bijvangst, namelijk dat sommigen ervoor kiezen om maar niet met de vergadering mee te doen omdat ze er te weinig tijd voor hebben. Tel uit je winst!
Een kortere meeting door de resultaten direct voor iedereen zichtbaar vast te leggen
Schrijf dan geen lappen tekst, maar plak virtuele post-its in een presentatie die je op het scherm deelt. Daarvoor maak je een lege PowerPointpresentatie aan, voegt kleine rechthoekjes in die op een post-it lijken. Schrijf de resultaten in telegramstijl op. Superhandig, want je kunt de deze digitale post-its heen en weer schuiven, een andere kleur geven enzovoort.
Met deze tip wordt je meeting korter, omdat mensen veel minder in herhaling zullen vallen omdat het al zichtbaar is opgeschreven. Daarnaast hoef je geen uitgebreide samenvatting te geven van wat er gezegd is. En je hebt direct je verslag klaar.
Deze tips zijn geen rocket science, maar werken als de spreekwoordelijke tierelier. Ze gaan je echt tijd besparen. Dat geeft weer extra tijd om te lummelen ;-)
