Je kent het vast wel, het gevoel van:

Help, hoe rond ik deze meeting op tijd af?

Zelf overkomt het mij ook weleens: de klant verwacht veel en dus prop ik de meeting lekker vol met van alles en nog wat. Uitgebreide check-in, presentaties, werkvormen, break-outs....

Toch ging het afgelopen donderdag weer wonderbaarlijk goed met een project kickoff met tachtig deelnemers.

Een slechte ervaring is funest voor het commitment

Met angst als onze grootste drijfveer onthouden we de slechte dingen helaas het langst. Je kunt het commitment voor projecten en veranderingen dus makkelijk breken met een belabberd georganiseerde meeting.

Een goeie meeting is vaak meer uitzondering dan regel. Daar kun je mooi gebruik van maken. Maar hoe? Hieronder lees je hoe we dat afgelopen donderdag deden.

1. Iedereen was een kwartier voor de start al welkom

Dit stukje standaard tekst in onze uitnodiging is direct al goud waard:

[...] ‘Loop' rustig binnen, pak een kop thee of koffie en dan kan de meeting op tijd beginnen. [...]

Het effect: 95% van de deelnemers kwam op tijd en we begonnen ontspannen.

2. De meeting zal vol met verborgen tijdmarges

Dit is eigenlijk de grootste truc.

Natuurlijk begonnen we pas vijf minuten na de officiële starttijd en duurde de presentatie van de projectmanager langer dan nodig. De break-out groepen waren ook zó lekker bezig, dat we ze even niet uit de flow wilden halen.

Deze tijdvreters gingen we als volgt te lijf:

• we gaven de break-outgroepen vooraf 30% minder tijd dan we daadwerkelijk beschikbaar hadden
• op de agenda stond een onderdeel waarin we niets hadden gepland. De naam: 'Vraag en antwoord'. Van dit onderdeel, waarin uiteindelijk weinig gebeurde, konden we een groot deel afsnoepen ten gunste van de 'uitgelopen' onderdelen.

3. De presentatoren bereidden we extreem goed voor

Voor de vijf korte presentaties hadden we totaal een halfuur, dus ruim vijf minuten per stuk. Onze briefing aan de presentatoren: 'Bereid een presentatie van maximaal drie minuten voor met twee slides. En oefen dit!'

Het resultaat: ruim voldoende tijd voor vragen en opmerkingen van de deelnemers en strak binnen het halfuur klaar.

Ontspanning voor iedereen

Zelf werd ik uitermate relaxed. We hadden ook voldoende tijd om af te ronden. Strak op tijd waren we klaar. In de geplande informele uitloop van een kwartier hadden we met een klein groepje nog een fijn gesprek ter afronding.

En... hoe blijf jij binnen de tijd de volgende keer?