"Speeddates tussen werkgevers en werkzoekenden. Succesfactoren voor een geslaagd virtueel evenement"
Joline Bakker in gesprek met Eugène Hamar de la Brethonière van Werkplein Twente.
Waarom kozen jullie voor een online Meet & Greet?
“Als Werkplein Twente willen we zo veel mogelijk werkzoekenden aan een mooie baan helpen. Daarvoor organiseren we regelmatig ‘Meet & Greets’ tussen werkgevers en werkzoekenden, waarbij de partijen elkaar kunnen ontmoeten. Face to face was door de coronacrisis natuurlijk uitgesloten. Daarom de online versie, waarbij binnen twee uur 170 gesprekken van elk zeven minuten konden plaatsvinden. Echte speeddates dus.
Op 6 mei organiseerden we een Meet & Greet speciaal voor het werken in callcenters zoals bij KPN, Menzis en de Belastingdienst. Voor de organisatie van alle online aspecten hebben we The Visual Connection erbij gevraagd. We maakten gebruik van de onlineapplicatie WeSeeDo.”
Bij zo’n online evenement moet het natuurlijk allemaal op rolletjes lopen. Wat was de grootste uitdaging?
Eugène: “Bij live evenementen is er altijd een gezellige dynamiek. De organisatie kan ter plekke bijsturen voor een soepel verloop. Online is dat lastiger. Dat hebben we dus anders moeten organiseren.
Bij een live evenement is bijsturen als mensen niet komen opdagen een koud kunstje. Online moet je dat dus loslaten. Je ziet pas achteraf wat het ‘no-show’-percentage is. Wat we nu geleerd hebben is dat we de aangemelde werkzoekenden vooraf laten weten wat het gevolg is van het niet komen opdagen. Namelijk dat jouw contactpersoon aan de werkgeverskant voor niets voor de camera zit te wachten. Daarmee hopen we dat kandidaten de online Meet & Greet serieuzer gaan nemen en het gevoel van vrijblijvendheid afneemt. Het gaat er immers om, dat we zoveel mogelijk mensen aan een baan helpen.”
Hoe maak je het aantrekkelijk voor de gesprekspartners?
“Nu we wat ervaring hebben opgedaan, kunnen we beter uitleggen aan de werkzoekenden hoe een online Meet & Greet werkt en hopen we hen meer te motiveren om hieraan mee te doen.
Ook de werkgevers kunnen we beter helpen bij de voorbereidingen van hun online gesprekken. Hierdoor is de kans op het vinden van de juiste kandidaat groter. “
Hoe waren de reacties?
Over het algemeen konden de deelnemers de opzet zeer waarderen. Een werkzoekende schreef ons een paar dagen na de Meet & Greet: ‘De Meet & Greet is voor mij een hele fijne ervaring geweest. Ik kreeg namelijk direct al drie aanbiedingen voor een nieuwe baan! Bij Menzis kon ik meteen beginnen en KPN was ook een optie. Uiteindelijk kwam ik bij de Belastingdienst uit, waar ik al snel een fijn sollicitatiegesprek had. De maandag erop kreeg ik het bericht dat ik was aangenomen. Dus een supergoed resultaat!!’
Een andere werkzoekende vond het fijn en interactief: ‘Bij gebrek aan live bijeenkomsten is dit zeker een uitkomst!’
Een deelnemende werkgever gaf aan blij te zijn met hun deelname aan het evenement: ‘Behalve enkele no-shows is alles goed verlopen. De mensen die ik heb gesproken waren goed voorbereid en gemotiveerd. Ik vond het persoonlijk een hele leuke ervaring om op deze manier nieuwe mensen te ontmoeten!’
De meerwaarde van online ontmoetingen, op deze efficiënte en gestructureerde manier wordt dus echt gezien als een mogelijkheid om werkgevers en werkzoekende bij elkaar te brengen.”
Dat is fijn om te horen. Heb je nog tips voor mensen die online speeddates voor werkzoekenden willen organiseren?
“Zorg dat de werkgevers extra mensen achter de hand hebben die kunnen inspringen. Er kunnen namelijk onverwachte omstandigheden zijn, waarom iemand op het laatste moment niet kan meedoen. Met een back-up voorkom je teleurstellingen bij werkzoekenden en kan de organisatie zich goed vertegenwoordigen.
Het is ook uitermate intensief. In de twee uur die het evenement duurt, gebeurt er veel tegelijkertijd. Ondersteuning bij mutaties en in de technische aspecten is daarom onmisbaar. Bij The Visual Connection hadden ze dat goed geregeld. Mocht je het helemaal zelf willen organiseren, zorg dan in ieder geval voor genoeg handen aan de knoppen, korte lijnen en mensen die adequaat kunnen reageren.”
Joline vroeg ook projectleider Josje van Beek om haar ervaring.
Hoe heb je de samenwerking met het team van Werkplein Twente ervaren?
“Eigenlijk was de samenwerking gewoon top. De samenwerking tussen de partijen verliep goed door goede bereikbaarheid, flexibele inzet en snel in actie komen wanneer dit nodig was. Het was mijn taak om de mensen van Werkplein Twente tijdens de piekmomenten van het online evenement echt te ontzorgen. Een soort van helpdesk waarbij we ter plekke problemen oplosten van zowel de werkgevers als van de werkzoekenden. Vooral bij no-shows moesten we snel reageren. Overigens was het voor mij een feest der herkenning. Mijn eerste baan was in een callcenter. Deze ervaring kon ik dus goed gebruiken bij het project!”