Na uitspreken wantrouwen kwam er ruimte voor vertrouwen

Wees eens eerlijk.

Stap je ook weleens wat te makkelijk over een sfeer van wantrouwen in een groep? Terwijl je bijvoorbeeld een gedragen plan wilt maken?

Ergens weet je het wel: je loopt er later toch weer tegenaan. Sleuren en trekken. Doodvermoeiend, het duurt te lang en geen goed resultaat.

Vorige week had ik dit zelf bij de hand.

Wat er in essentie gebeurde: we namen ALLE tijd voor het uitspreken van het wantrouwen. Pas daarna ontstond er weer ruimte voor vertrouwen. En konden we weer gaan bouwen aan de strategie.

De setting

• Gisterochtend 09.00 uur, een mooi conferentiehotel bij Den Bosch. Op veilige corona-afstand natuurlijk.
• Een bijeenkomst met twaalf managers van een financiële instelling.
• Een kring stoelen, zonder tafels. Open dialoog!
• De centrale vraag: Door corona werken we nu voor 99% thuis. Na de crisis zal dat voor een belangrijk deel blijven. Hoe hervormen we naar een echt hybride organisatie? Het project hiervoor was een halfjaar geleden gestart. Door een ervaren projectmanager.

Het ging anders dan gepland, toch een droomresultaat

Met de projectmanager en manager HR hadden we de meeting netjes voorbereid. Zoals eigenlijk elke profi facilitator doet.

Ik voelde dus al dat de middag niet volgens dit plan zou lopen.

Er waren namelijk genoeg geluiden geweest over onduidelijkheid, miscommunicatie en geen gevoel van echte projectvoortgang. Ik dacht: er gebeurt maar wat er moet gebeuren.

We beginnen de bijeenkomst. Directielid opent de meeting. So far, so good.

Ik sta op en stel de vraag bij wijze van check-in:

Als je vanmiddag naar huis rijdt, wat moet er dan gebeurd zijn?

Onschuldige vraag toch? Ik wilde dat iedereen dit uit zou spreken. Gewoonlijk ben ik dan in een kwartiertje rond. Oops! Anderhalf uur later waren we klaar met deze check-in! Ja, negentig volle minuten.

Huh? Waarom laat je het dan zo lopen, Jeroen?

Goeie vraag!

De aanwezige managers hadden inderdaad veel bedenkingen over hoe het project liep. In essentie hoorde ik dit:

• Ik voel me niet geholpen, zo zijn we nooit op tijd klaar na de crisis!
• Nooit krijg ik terugkoppeling over de voortgang.
• Ik heb echt nog geen idee hoe ik straks leiding moet gaan geven aan mijn hybride teams!

Tja, wat doe je dan als gespreksleider?

Ik had twee stemmetjes in mijn hoofd:

Stem 1: Jeroen, om 12.30 uur moet het strategisch plan klaar zijn. Vooruit met de geit, dus nu afkappen en doorgaan!

Stem 2. Niet luisteren Jeroen, geef ze de tijd. Je weet het toch? Het vertrouwen komt pas weer nadat er ruimte is voor het wantrouwen. Leer dat nou eens.

Ik luisterde dus naar stem 2. En o wat was ik daar blij mee!

Liet het dus volledig lopen. Iedereen moest het uitspreken. Ik wilde alle perspectieven horen. Ik vroeg flink door:

Wat bedoel je daarmee? Kees, wat hoor je dat Carina hier zegt?

Het effect: er werd heel goed geluisterd. Men stelde elkaar vragen. Een echt gesprek. Niemand haakte af.

Na vijf pogingen om het gesprek af te ronden (je wilt toch een keer door) was de check-in dus na anderhalf uur klaar.

De geest was uit de fles. Eindelijk!

De rest van de workshop konden we een begin maken met de strategie. We hebben nog wel een extra sessie nodig. Maar iedereen vond deze ochtend zeer goed besteed.

Wat reacties na de sessie:

Goed dat het eindelijk is uitgesproken! Ik kan niet wachten om nu samen te werken aan de strategie.

Een van de deelnemers kwam direct na afloop naar me toe. Met een groot compliment over de begeleiding. Yes!

Ik moet er niet aan denken dat ik dit keer niet naar stemmetje 1 had geluisterd.

En wat zijn jouw ervaringen als er veel wantrouwen of weerstand tegen een verandering is? Laat het eens weten met een comment!

Wil je nog meer leren over echt goed meetings faciliteren? Dan past de Leergang Faciliterend Leiderschap misschien wel bij jou.