Deel 1 de vloer op: hoe we de koppeling tussen strategie en werkvloer écht voelbaar maakten
DEEL 1
Ken je dat programma, waarbij die baas van dat grote bedrijf zich voordoet als nieuwe medewerker? Door letterlijk op de werkvloer te zijn en anoniem in gesprek te gaan met zijn werknemers komt hij erachter wat er anders moet. Wat de mensen nodig hebben om hun werk echt goed te kunnen doen. Dit is niet alleen goed voor de mensen, maar ook voor de organisatie. Als aan het einde van de uitzending de baas zijn geheim onthult en de werknemers geeft waar zij onbewust om gevraagd hebben, levert dit fantastische en emotionele beelden. Heerlijk deze real live soap. Hoewel het erg Amerikaans is, zit er vaak wel een kern van waarheid in – je weet pas wat er nodig is als je echt op de ‘(werk)vloer’ staat.
Gemba Japans voor werkvloer
Ook in de LEAN filosofie speelt ‘de vloer’ een belangrijke rol. Daarin wordt de vloer ‘Gemba’ genoemd. Gemba betekent in het Japans letterlijk: ‘de echte plek’. De werkvloer, daar waar de waarde gecreëerd wordt. Het idee e achter Gemba is dat je ‘zo dichtbij als mogelijk probeert te komen’ alvorens je een oplossing aandraagt. En het is de plek waar het management en de medewerkers de echte verbinding vinden.
Dit werken op de vloer hebben we bij het ontwikkelen van het Teamkompas bij ProRail, waarbij we de afdelingsdoelen verbinden aan de organisatiedoelen, vrij letterlijk genomen. afdelingsdoelen aan de organisatiedoelen Hier werken we vanuit de strategie van heel ProRail via doelen van de afdelingen naar de praktische invulling door de teams. We waren zelf verwonderd over wat het allemaal opleverde.
Wat begon als een sessie met geeltjes op een prikbord transformeerde tot een visuele werkvorm op de vloer. We voelden dat een ronde structuur het beste zou werken. Dus hoppa, de vloer op om het verder uit te werken. De ronde vorm maakte het meteen mogelijk om de doelen als één geheel te zien. Ook werd het direct zichtbaar dat alle doelen in verbinding staan met elkaar en hoe ze zich tot elkaar verhouden. Hoe dat eruitziet, zie je hieronder op de foto. Als je wilt weten waarom het zo goed blijkt te werken, lees dan verder.
OSGM voor strategische planning
Het leuke van deze manier van werken was dat we zelf ook niet precies wisten hoe het er van tevoren uit zou zien en waar we op uit zouden komen. Met behulp van de bewezen structuur van OGSM maakt het MT in één samenhangend beeld de essentie inzichtelijk en voelbaar. De visualisatie op de vloer toonde de ‘cascadering’ van de doelen van de hele organisatie, de afdeling en de teams. Met tekeningen door Elsbeth van der Hurk werd zichtbaar wat de volgende stappen moesten zijn. Stel je voor: alle zestig mensen van de afdeling stonden in de kring rondom dit ‘teamkompas’. Een van de MT-leden vertelde het verhaal door stap voor stap elk onderdeel op de vloer te leggen en er letterlijk langs te lopen. Een geweldig mooi moment was dat.
Door deze manier van werken kwam er meer ruimte voor begrip van de boodschap. Ook ontstonden sneller concrete aanvullingen van de deelnemers. Juist door fysiek in de ruimte te bewegen en te voelen, was het voor deelnemers en ook voor ons een geheel nieuwe ervaring. Probeer dat maar eens te bereiken met een PowerPointpresentatie of post-its aan de muur.
Met het werken op de vloer werden alle teamleden, net als bij het tv-programma dus letterlijk onderdeel van het verhaal. Hoe we met deze werkvorm de strategie verder lieten landen bij de teams, lees je in het tweede deel van deze serie.
Serie 'De vloer op'
Deze Blog is onderdeel van een driedelige serie die Jochem van Loenen (Programmamanager Continuous Improvement Human Facility Management bij ProRail en Lean Six Sigma Black Belt) en ik samen hebben geschreven naar aanleiding van onze bijzondere samenwerking. We besloten dit te doen omdat we ons tijdens de sessies steeds weer verwonderden over de behaalde resultaten en de energie en verbinding tussen de teamleden, het MT en alle teams onderling, die deze manier van werken met zicht meebrengt. Onze ervaringen delen we hier graag met jullie. Tot snel!