De kracht van een time-out

Faciliteren is meer dan een vergadering voorzitten, een workshop in goede banen leiden of een bijeenkomst op koers houden. Aan de facilitator de taak om eigenaarschap en betrokkenheid in de groep te stimuleren. Hoe doe je dat? Bijvoorbeeld wanneer blijkt dat twee van de aanwezigen zo diep op de materie ingaan dat de rest afhaakt? In deze blog lees je hoe je daarmee omgaat.

Een pas op de plaats maken

De ene vergadering is de andere niet en ook iedere workshop of training verloopt anders; ook al heb je deze al tien keer gegeven. Hoe dat kan? De wisselwerking van de groepsleden bepaalt voor 90% de voortgang.

De tip die ik facilitators wil geven is de meeting af en toe stil te leggen met een time-out en het onderwerp te verplaatsen naar ‘Waar hebben we het nu eigenlijk over?’ en ‘Wat vind je daarvan?’ Op deze manier geef je deelnemers de gelegenheid de aandacht te richten op zichzelf en het groepsproces. Hiermee kan voorkomen worden dat er pas na het resultaat van de vergadering geëvalueerd wordt. Nu kunnen deelnemers tijdens de meeting bewust aangeven hoe ze het vinden gaan, bijvoorbeeld dat ze afgehaakt zijn omdat (een deel van) de groep in een loze discussie is verzand en de doelen van de bijeenkomst zo niet worden gehaald.

Door de groep een pas op de plaats te laten maken, maak je een onbewuste laag bespreekbaar en ontstaat nieuwe informatie.

In de praktijk

Een time-out hoeft geen standaard onderdeel van ieder groepsproces te zijn. Het is echt afhankelijk van de groepsdynamiek. Pas als jij het idee hebt dat er dingen worden herhaald, dat mensen langs elkaar praten of dat de vooraf bepaalde doelen op deze manier niet gehaald gaan worden, leg je de vergadering stil.

Stel, je hebt een technische vergadering over de criteria waar een IT-systeem aan moet voldoen. Van de acht aanwezigen, zijn er twee ICT-deskundigen en je merkt dat zij praten over een definitiekwestie. Ze gaan echt gedetailleerd op de materie in en dat belemmert het proces van het bepalen van de criteria.

Je kunt nu denken ‘ik geef de professionals wat meer spreektijd’, maar teveel in detail praten heeft dit keer geen zin.

Zeg dan niet ‘Zullen we het even hoog-over houden?’, maar las die time-out in! Haal de kracht uit de groep zelf door te constateren dat er een dialoog is ontstaan tussen twee van de deelnemers en vraag de groep wat zij daarvan vinden.

Je hoopt nu dat er andere deelnemers zijn die zeggen dat de discussie tussen de twee experts misschien wel de essentie is en helder moet zijn voordat er überhaupt over de criteria kan worden nagedacht. Op deze manier heb jij als facilitator het eigenaarschap en de betrokkenheid van de groep gestimuleerd. Daarnaast geeft het jou ook informatie voor de volgende stap: parkeer je de discussie van de twee experts of beweeg je mee met de groep en laat je het eerder vastgestelde doel juist even liggen? Dát is faciliteren met veerkracht.

En nu jij!

Wat is jouw eerstvolgende vergadering en hoe ga jij daar de kracht van de time-out benutten? Laat het ons weten in de comments!

Wil je nu meer weten over groepsdynamiek, bekijk dan eens de Leergang Faciliterend Leiderschap.

Wil je leren visueel communiceren of meetings begeleiden?

We hebben diverse instaptrainingen en trainingen voor gevorderden. Zoals de training Visueel Faciliteren, Zakelijk tekenen (ook online te volgen) en de training Online Meetings met Impact.