Verbeter de processen met de kracht van visualisatie
Visualisaties kunnen jou als procesverbeteraar helpen om het traject leuker te maken. Dat is nog niet alles! We gaan nog een stap verder: hoe kunnen plaatjes procesverbetering versterken én effectiever maken?
Waarom plaatjes in Lean?
Misschien vraag je je af waarom je dit überhaupt zou willen. Een paar belangrijke uitdagingen in het Lean-traject kun je “oplossen” met plaatjes: mensen zijn meer betrokken en processen en andere complexe gespreksonderwerpen zijn beter te begrijpen. Daarnaast worden meetings en procesverbetering er leuker van en onthoudt iedereen de boodschap veel beter. Last but not least: een goede plaat zet aan tot actie!
Hoe pas je plaatjes in Lean toe?
Een procesverbeteringstraject kun je opsplitsen in vijf fasen: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. In iedere fase kunnen plaatjes je helpen.
Je begint met het onderzoeken van de situatie en zo bepaal je de businesscase. Je zoekt de knelpunten en definieert het exacte probleem. In een brainstormsessie probeer je visies te ontlokken ten behoeve van de future state.
Deze fase is minder spannend, maar “meten is weten” en dus niet onbelangrijk! Denk bijvoorbeeld aan het presenteren van een grafiek. Deze kun je tekenen, maar je kunt ook werken met symbolen. Plaatjes zullen je helpen het publiek te betrekken bij de cijfers.
Je kunt een plaatjesbibliotheek samenstellen van specifieke voor Lean. Het helpt al een hoop als je bijvoorbeeld de top-20 woorden uitbeeldt. In deze blog vertel ik je hoe je vaksymbolen maakt.
Analyseren staat in dit proces voor process mapping. In deze fase leg je het bedrijfsproces vast in de vorm van stroomschema’s. Deze kun je versterken door symbolen.
Je kunt werken met een wirwar van Post-Its, maar je kunt ook kiezen voor visuele templates. Dit geeft je meer rust en duidelijkheid.
Een dergelijke meeting kun je organiseren in een zogeheten Obeyaroom. Dit zal misschien een nieuw woord voor je zijn. Sigma Online vertaalt Obeya als “het brein van de Lean organisatie. Een Japanse term die ‘grote ruimte’ betekent. Het wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip of een 'war room'. Voor productieorganisaties is 'Obeya' een nuttige tool om samen te werken, problemen op te lossen en ideeën uit te wisselen.”
In deze ruimte sta je stil bij de scores van de processen en je controleert bedrijfsprocessen. Welke processen zijn er? In hoeverre volgen we deze? Hoe kunnen ze verbeterd worden? In een Obeya kan visuele taal heel nuttig zijn om te gebruiken.
Als je een bedrijfsproces bedacht, geïmplementeerd en verbeterd hebt, wil je twee dingen: 1) Dat mensen zich aan het nieuwe proces houden en 2) dit proces continu verbeteren.
Visuele aanwijzingen kunnen hierbij helpen in die zin dat ze het gedrag van mensen kunnen beïnvloeden. Ze kunnen je helpen om mensen aan te sporen het proces te volgen en deze te verbeteren om uiteindelijk efficiënter te worden. Het ultieme doel is minder fouten maken om de faalkosten te verlagen.
Drie tips
1. Stel een plaatjes bibliotheek samen van de top-20 specifieke begrippen die belangrijk zijn in het communiceren over processen, zoals hieronder.
2. Ga lekker tekenen. Wil je dat leren? Bestel dan ons boekje of volg een training.
3. Gebruik de plaatjes in alle activiteiten die je onderneemt met je medewerkers. Geef je een workshop, training, presentatie of begeleid je een brainstormsessie? Blijf de visuele taal consequent gebruiken, gebruik hetzelfde plaatje voor een bepaald begrip, dan doet het leereffect langzaam maar zeker haar intrede.