Van strategie naar praktijk: “Communiceren met beelden maakt onze pitch simpel en helder”

Interview met Pepijn Gerrits over de OXFAM Novib Department Day

"Met taal maken we ons werk eigenlijk gecompliceerder dan nodig", vertelt Pepijn Gerrits, Directeur van de afdeling Programma's van OXFAM Novib. Tijdens een bijeenkomst begin juni 2023 komt de hele afdeling bij elkaar om samen te werken aan de verschillende strategieën en te bepalen hoe deze bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie wereldwijd. 

Een visuele teamsessie waar strategie en samenwerking samenkomen

Windy Massabni, een collega van Pepijn, kent ons van het visualiseren en vraagt ons de bijeenkomst te faciliteren en de gezamenlijke strategie in beeld vast te leggen. Dit is echt wat voor The Visual Connection, het inzetten van de kracht van visualisatie om mensen en doelen met elkaar te verbinden.  

Het faciliteren van een strategische sessie begint met een goede voorbereiding

Direct na het eerste contact met Windy plannen we verschillende voorbereidende meetings om de doelen van de dag af te stemmen. Belangrijke elementen voor een succesvolle dag zijn: 

• Het programma - een goede balans tussen inhoud, plezier en samenwerken.  
• De rolverdeling op de dag zelf - het organiserende team is gebrieft en iedereen weet wat hij kan verwachten en wat er nodig is om alles soepel te laten verlopen.
• Goed gebruik van de ruimte en materialen zodat er in wisselende groepen kan worden samengewerkt aan het grote plaatje en het gezamenlijke resultaat.  

Op de dag zelf zetten we ruim 80 man met stift en papier aan het werk. Het doel? Op een praktische en actieve manier werken aan de strategie en tegelijkertijd zorgen voor meer onderlinge verbinding en een betere samenwerking tussen de verschillende teams.  

Hoe het zakelijk tekenen bijdraagt aan onderlinge verbinding  

Het klinkt allemaal heel makkelijk. Pak een stift en teken samen met de rest van jouw team jullie strategie op een groot vel papier. In de praktijk heeft dit meer voeten in aarde. We beginnen de dag met een korte tekenworkshop. Want hoe teken je een team, een plan, een doel? Pepijn geeft aan dat het idee om samen te tekenen hem erg aansprak. Wel was hij van tevoren bang dat het leren tekenen teveel tijd in beslag zou nemen en dat er te weinig tijd zou overblijven om echt inhoudelijk stappen te maken. "Gelukkig is het tegendeel waar. Juist door het tekenen kwamen we sneller bij de inhoud en werd het delen van de verschillende strategieën een heel natuurlijk proces."

"De opbouw van het programma heeft hier ook echt aan bijgedragen. Door te beginnen op individueel niveau zijn mensen scherper gaan nadenken over de strategie en hun eigen bijdrage daaraan." Omdat ieder zijn eigen rol letterlijk moest tekenen, bleef men dichtbij bij de kern. Na het tekenen van alle strategieën was er een soort van marktplaats waarbij je in carrouselvorm het verhaal van de andere teams te zien en te horen kreeg. Wat blijkt? Het zijn juist de tekeningen met de persoonlijke toelichting die de mensen bij elkaar brengen. De collega's van verschillende teams zien letterlijk wat de andere teams doen. Ze zien de verschillen en overeenkomsten met hun eigen werk en hoe ze elkaar eigenlijk nodig hebben om impact te maken. Dit levert mooie gesprekken en nieuwe verbindingen op, aldus Pepijn. 

Resultaten van deze visueel ingestoken afdelingsdag  

Als ik hiernaar vraag vertelt Pepijn enthousiast: "Ik heb de dag zelf als positief ervaren en merk dit enthousiasme ook bij mijn collega's. In de meetings die we nu hebben worden de tekeningen er zelfs weer even bijgehaald. Niet dat het hele kantoor nu volhangt met poppetjes, maar het helpt wel om weer even terug te pakken op het gezamenlijk beeld en de dingen die besproken zijn tijdens de dag.

Deze betrokkenheid bij elkaar en het begrip van wat de ander doet is precies waarop ik hoopte. Ons werk is complex, want we hebben allemaal ons eigen eilandje en thema's waar we op focussen. Die thema's zijn al groots op zichzelf. Toch kunnen we ze niet los van elkaar zien, omdat ze allemaal met elkaar te maken hebben. "Als je kijkt naar onze missie en de manier waarop we georganiseerd zijn zie je dat al terug. Wij steunen mensen en dragen bij aan de strijd voor gelijkheid in een wereld die duurzaam, eerlijk, veilig en inclusief is voor iedereen. Hierin staan de thema's gelijk, groen, veilig en eerlijk centraal. 

De uitdagingen per thema hebben hangen nauw samen met de andere thema's. Je hebt jouw collega's van de andere teams nodig om successen te kunnen boeken. Werken in isolatie op je eigen eilandje is niet genoeg. Juist die verbinding met anderen, maakt het verschil en geeft de spreekwoordelijke 1+1=3. 

Wat neem je mee terug naar kantoor?

"Het werken met beelden heeft me aan het denken gezet. Ik realiseer me dat we het onszelf soms zo moeilijk maken door het taalgebruik dat we hebben. Het tekenen van een strategische pitch maakt het verhaal concreter en simpeler. Mensen vragen ook eerder door. Dit leidt tot andere gesprekken, meer begrip en meer verbinding." 

"Ik hoop dat iedereen dit begrip en die nieuwe connecties meeneemt in het dagelijkse werk en dat we deze energie vasthouden. Hier wil ik na de zomer graag mee verder. Echt doorbouwen op deze manier van samenwerken. Het mooie is dat deze ervaring zichtbaar en helder maakt wat we eigenlijk al weten. Namelijk, dat we elkaar echt nodig hebben om tot nog betere resultaten te komen."   

"Mijn boodschap voor iedereen is dan ook dat we deze connectie en manier van samenwerken meenemen zodat we nieuwe en innoverende programma's blijven ontwikkelen waarmee we echt het verschil kunnen maken."

Is een visuele teamdag ook wat voor jouw afdeling? Neem vrijblijvend contact op. Wij denken graag met je mee.