Hoe visualisatie bijdraagt aan het faciliteren van online werkconferenties

De allermooiste klussen om te doen, zijn vragen waarbij de dingen die we goed kunnen samenkomen. Zo leidden we laatst een driedaagse werkconferentie voor een wereldwijd gevestigde NGO (niet-gouvernementele organisatie). We moesten alles uit de kast trekken voor deze opdracht en grepen terug naar onze basis: (online) faciliteren en de kracht van visualisatie.

De opdracht

• Wie?  Tachtig medewerkers wonend op alle continenten
• Wat?  Afstemming en vorming van cultuurwaarden, gedrag, interne communicatie, samenwerken, overwerk tegengaan en het herstellen van de werk-privébalans van individuen. 
• Wanneer?  De werkconferentie duurde twaalf uren verspreid over drie dagen achter elkaar en vond plaats in Zoom. 

De grote vraag: Hoe breng je deze tijd online met zo’n groep mensen nuttig door over een niet-tastbaar onderwerp als cultuur en gedrag? Wat ging er goed en wat hebben we ervan geleerd? En ja, we zullen ook eerlijk zijn over een paar dingen die beter konden.

Een online conferenties faciliteren met meerdere personen werkt heel goed

Peter Shields is leiderschapscoach, geboren, getogen en wonend in Sydney. Hij heeft mijn leeftijd en houdt van surfen. Ik leerde hem een paar weken geleden kennen toen ons werd gevraagd samen deze conferentie te begeleiden. Het klikte persoonlijk geweldig en ik voelde dat twee kapiteins op het virtuele schip echt nodig waren. Waar Peter dicht bleef bij de inhoud van cultuur en gedrag, hield ik me vooral bezig met de energie in de groep, timing, het uitleggen van werkvormen, de online presentaties en het faciliteren van brainstormsessies. Een klus op zich. Ik moet er niet aan denken dat ik het alleen had moeten doen. En hij ook niet. We waren zelfs met meer. Lot Bakker was fulltime aanwezig voor graphic recording en het visualiseren de belangrijkste uitkomsten van de teamsessies.  En onze collega Joline ondersteunde ons bij alle Zoom-zaken zoals het regelen van break-outs, de chatbox monitoren en het maken van opnames. 

De visuele bonus

Naast onze rol in het begeleiden van (online) conferenties en workshops staan wij ook wel bekend om het gebruik van visualisatie in alles wat we doen. Vandaar ook de prominente rol van het visualiseren in deze opdracht. De kracht van verbeelding en het gebruik van tekenen als activiteit hebben we op verschillende manieren ingezet. Op dag 1 heeft Lot alles wat er gezegd werd in beeld gebracht op één grote plaat. De tweede dag stond in het teken van teamplannen maken. Omdat wij geloven dat één beeld meer zegt dan duizend woorden, en één metafoor meer dan duizend beelden, hebben we de teams aangemoedigd om  in metaforen te denken. Voor ieder team maakte Lot een digitale tekening waarop duidelijk te zien is  hoe het team zichzelf ziet en wat hun rol is in de organisatie. Monden vielen open toen de teams hun tekening aan elkaar presenteerden en met elkaar hun visie over waar zij als team voor staan deelden. 

Frequente informele break-outsessies in kleine groepjes zorgden voor verbinding

Plenaire sessies met tachtig man online kunnen meer energie kosten dan ze opleveren. Tenzij je een boeiend gesprek hoort of dito presentatie meemaakt. En dat is precies wat we deden. We hielden de plenaire sessies zo kort mogelijk en bedachten iedere keer weer een reden om deelnemers in break-outsessies iets te laten doen. Eén van de MT-leden onderstreepte dit: ‘people are dying to just meet each other and connect on a personal level’. Ook bij deze activiteiten hebben we het maken van tekeningen ingezet, door de deelnemers zelf een beeld te laten maken van de verschillende cultuurwaarden. Het visualiseren werd gezien als een andere taal, zorgde voor interactie, fun en plezier in het gesprek, hoorden we achteraf. Het zijn juist dit soort informele activiteiten en het gebruik van de visuele taal die hebben bijgedragen aan het succes van de conferentie. 

Groepsopdrachten met visuele templates en instructies

Elke facilitator weet dat het geven van simpele en duidelijke uitleg belangrijk is. Ik merkte wederom dat dit nog meer geldt in online situaties. Kraakheldere opdrachten en templates zijn cruciaal. De reden hiervoor: er is doorgaans weinig tijd voor de opdracht. Daarnaast is het lastig voor break-out facilitators om de sessie begeleider even aan te schieten voor hulp. 

Een goede voorbereiding helpt hierbij. We zetten het volgende klaar voor de begeleiders van de break-out sessies:

• een korte instructie waarop staat wat het doel van de break-out is en waar ze op kunnen letten om te zorgen dat alles soepel verloopt. We noemen dit een cheat-sheet (spiekbriefje). 
• een online template die klaarstond in een online PowerPointdocument. Lot had de template met de hand getekend, welke we in de presentatie op de achtergrond hadden geplaatst. Dat zag er dan zo uit:

Ondanks de goede voorbereiding, de duidelijke template en het spiekbriefje zijn er altijd dingen die beter kunnen. Achteraf kregen we namelijk de feedback dat de tijd die ze voor deze opdracht kregen wel heel erg kort was. Van het geplande uur was er nog maar een half uur over omdat deelnemers extra tijd hadden gekregen bij te praten in informele break-outsessies . Zie hier een verbeterpuntje!

De balans tussen groepsprocessen de energie en de inhoudelijke delen van de conferentie blijft iets om in de gaten te houden. Een goede voorbereiding en planning helpt. Toch gebeuren er altijd onverwachte dingen en gaan dingen niet altijd zoals gepland. Daar goed op inspelen is de kunst. En gelukkig is dat weer gelukt. 

Inmiddels zijn we namelijk gevraagd om voor deze organisatie volgend jaar weer te begeleiden bij een online conferentie. Betere feedback kun je niet krijgen toch? Hopelijk helpen onze ervaringen jou bij het organiseren van een grote online bijeenkomst. Meer tips? Check ons boek The World of Visual Facilitation of schrijf je in voor de training over impact in Online Meetings. Wij zijn heel benieuwd wat jij gaat doen als je met een (grote) groep online tot resultaat wilt komen? 

Houd ons op de hoogte!