Grote online meeting: de flow erin!
Het begon met dit telefoontje:
“Kun je voor ons een online sessie faciliteren? Het is de kickoff 2021 met ons programmateam, betrokken medewerkers, ICT, OR, directie…. de neuzen moeten dezelfde kant op. Tachtig man totaal. En o ja, het programma heeft een buitengewone ambitie en weinigen geloven dat het realistisch is.”
Hmmm tja, hoe gaan we dat nou regelen? Ik belde Hubèrt direct: ‘ik heb je nodig’.
De facilitatie begon al in de voorbereiding
Als er één ding is dat ik altijd vertel in onze leergangen faciliteren: let op, je bent vanaf het eerste moment al aan het faciliteren.
Dus stel je direct op als facilitator van alle voorbereidende sessies. Wees je ervan bewust dat dit al kleine interventies op zich zijn. Dat het dus al veel los kan maken.
Samen met Hubèrt
Bij de beste teams vertrouw je elkaar honderd procent, weet je precies wat je wel en niet aan elkaar hebt en ben je bereid om elkaar te helpen als dat nodig is. Dat heb ik nou met Hubèrt de Groot, waar ik zeer dankbaar voor ben.
Het liep gesmeerd… meestal
Het programma: aftrap door directielid, project update, software demo’s, zeven break-outs en plenair afronden.
Duidelijk en simpel. Maar toen:
Natuurlijk liepen de software-demo’s uit, maar we zagen dat de deelnemers aan de monitor gekluisterd zaten. De ingebouwde tijdmarge hadden we helmaal nodig. Toffe reacties in de chatbox. Je moet er even om vragen, maar dan stroomt het wel vol met reacties. Iets met schaapjes en een dam. Hubert en ik namen het soepel van elkaar over als dat even nodig was. Wel jammer dat je elkaar niet even kunt aankijken in een online sessies. Als ze dáár toch iets op vonden…
Omdat we twee dagen ervoor met de zeven gespreksleiders de digitale werkvorm hadden opgezet en geoefend, hadden we geen enkele twijfel meer of de break-outs zouden lukken. En zo geschiedde.
Zo hielden we ook ruimte voor technische dingen die fout gingen: vijf deelnemers werden er door hun eigen techniek in beeld, geluid en verbinding uit gegooid. Die konden we met een glimlach terugzetten in hun break-outs. Oh wat werkt Zoom toch fijn.
De reacties en het resultaat
In één woord geweldig. Dan realiseer je je wat je toch wel in huis hebt na al die jaren. Ook het investeren in kennis en ervaring in online samenwerken betaalt zich dan dik uit.
Het belangrijkste van alles is dat de deelnemers compleet zijn geïnformeerd, geïnspireerd en zich veilig voelden om zich te kunnen uitspreken. Men kreeg ook meer zich op het enorme kennisnetwerk binnen de organisatie. Verder sprak de glimlach op het gezicht van de programmamanager bij de afsluiting boekdelen.
Was het makkelijk?
Nee, zeker niet. Je loopt op de toppen van je kunnen, je staat helemaal ‘aan’ en een plaspauze was in die bijna drie uur pure luxe.
Moet je ontspannen overkomen als facilitator?
Ja, want je opdrachtgever vertrouwt je helemaal. Als je zelf gaat twijfelen is het einde zoek.
Mijn grootste lessen
Of zal ik zeggen: de dikke bevestiging van eerder geleerde lessen? Drie stuks:
- GA AAN! Maar dan ook helemaal. Zeker in online sessies moet je continu zien wat er gebeurt: chatbox, beeld, presentatie, whatsapp als backup….
- DOE HET SAMEN. Samen met je klant en collega. Met de klant: luister, luister, luister, voel, sluit aan en kom dan pas met al je goeie structuren en ideeën.
- VERGEET NIET TE GENIETEN. Als het eenmaal loopt, dan komt bij iedereen het gevoel van ‘dit gaat echt lukken!’. Het zweet staat nu op de juiste ruggen. Daardoor kun je even achterover leunen en zien wat er gebeurt. Dat is onbetaalbaar.
Dank opdrachtgever, dank Hubèrt, het was weer mooi.
Jeroen