Gegrepen door het effect van visueel faciliteren

‘Wat ik geleerd heb? Loslaten, voorbereiden én dat tekenen anderen inspireert.’ In deze blog geven we het woord aan Gerard Hagen. Hij is binnen een technisch werkveld in een politieke omgeving tóch - of juist? - bezig met visueel faciliteren. ‘Het begon met mijn fascinatie voor de combinatie van tekst en plaatjes.’

‘Dankbaar onderwerp om te tekenen’

Gerard is al bijna dertig jaar in dienst van de provincie Limburg. Lang op de afdeling Milieu, nu actief in het cluster Wonen en Leefomgeving.

‘Ik kom uit een technische hoek, het gaat over normen en getallen en om dat voor een groep minder technische collega’s begrijpelijk te maken ben ik gaan tekenen.’ Dit begon met diagrammen en grafieken, maar al gauw wilde Gerard meer ‘om de techniek te ontberen of structuur aan te brengen in een tekening.’

‘Ik heb een repertoire van plaatjes voor mijn vakgebied’

‘Ik ben zelf begonnen met visueel communiceren omdat ik mijn presentaties beter wilde laten landen bij de doelgroep. Ik merkte dat de tekeningen de zaken verduidelijkten en dat de groep ook bij een volgende bijeenkomst niet perse alle getallen tot in detail had onthouden, maar wel de zingeving erachter nog wist. Dat vond ik heel sterk, dan ga je het als trucje gebruiken.

Op een gegeven moment wilde ik meer dan het trucje toepassen, ik wilde een lijn in mijn verhaal aanbrengen aan de hand van visualisaties. Toen ben ik gaan googelen en kwam ik bij The Visual Connection uit. Hier heb ik mijn rugzak gevuld met allerlei handige technieken voor visueel faciliteren. Zo leerde ik bijvoorbeeld een idioom van visualisaties op te bouwen zodat ik een repertoire heb van plaatjes uit mijn vakgebied waaruit ik kan putten. Nu kan ik ook onvoorbereid visueel communiceren.’

‘Visueel faciliteren is goud waard’

Vervolgens ben ik in het diepe gesprongen met faciliteren Zo kon ik op het congres Grensoverschrijdende samenwerking, waar we met een aantal Nederlandse provincies en ons buurland  afspraken maakten over informatiedeling over het onderwerp Gezondheid, als facilitator in een workshop, in 1,5 uur veel zinvolle informatie ophalen. We hebben niet alleen de relevante onderwerpen maar ook  noodzakelijke akties op korte en lange termijn bepaald. . Ook al was ik in eerste instantie zelf niet zo tevreden met het resultaat, de groep was blij verrast dat we in zo’n korte tijd zoveel konden doen.’

‘Ik heb wel geleerd dat het niet gaat om het mooie, maar dat je mensen in de gelegenheid stelt om te zien wat er gezegd is en zaken aan elkaar te koppelen. Dat is goud waard bij complexe onderwerpen.’

Ook anderen zien het effect van een visueel gesprek

‘Ook collega’s van andere afdelingen binnen de provincie zien nu het nut van visualisatie in en vragen mij regelmatig om het proces tijdens bijeenkomsten visueel te ondersteunen. “Live” tekenen (graphic recording) is wel de moeilijkste discipline gebleken, maar levert wel de de beste dynamiek binnen groepen op. Een goede voorbereiding en goede link met de voorzitter is cruciaal. Dat heeft inmiddels bijvoorbeeld geleid tot een aantal praatplaten bij ontwikkelingstrajecten bij een aantal organisatieonderdelen. De platen hangen op A0 afgedrukt aan de muur en ondersteunen zo de discussie, ook bij de koffieautomaat.

Binnen de organisatie heb ik ook visueel werkmodel ontwikkeld dat helpt bij het opzetten van projecten en dat inmiddels in de praktijk wordt toegepast. Dit heb ik de Matrix Kubus genoemd.’

‘De Matrix Kubus levert een soort visuale boodschappenlijst voor projectaanpak en is een metafoor van hoe we werken: de rode kleur geeft aan wie de opdrachtgever is en wat de opdracht inhoudt. De (blauwe) onderkant wat we moeten opleveren. De kubus geeft de begrenzingen van het project of klus aan. We kijken vanuit de kubus naar buiten: met wie moet je samenwerken? Dat is je netwerk van internbe en externe partners. Uit het oranje vlak blijken de kennis en vaardigheden, welke heb je nodig om het project te kunnen uitvoeren en heb je deze kennis in huis of moet je externe kennisdragers benaderen of  inhuren? De voorkant, de aanpak en communicatie, definieert volgens welk stramien je werkt. Het werkproces word zo transparant: mensen dragen uit wat ze binnen een project tot stand brengen en hoe ze dat voor elkaar gekregen hebben; dat kunnen anderen bij een volgend project weer gebruiken.’

‘Er is nog veel te ontdekken’

‘Ik heb nu een aantal ontwikkelprocessen met ondersteuning van visualisatie gedaan. Dan teken ik meestal digitaal. Dit heeft als voordeel dat je kan editen én dat je genoeg witruimte kan vrijlaten om naderhand in te zoomen en eventueel een tweede laag informatie toe te voegen die je op het eerste gezicht niet ziet. Net zoals bij een Prezi-presentatie. Ik ben ook wel benieuwd naar de mogelijkheden om filmtechniek toe te passen, bijvoorbeeld in een sketchvideo… Of het toevoegen van geluid... Er is hoe dan ook nog veel te ontdekken!’

Wil je meer leren over leiden van meetings?

We hebben diverse trainingen voor beginners en gevorderden.   Zoals de training  Visueel Faciliteren , de  Leergang Faciliterend Leiderschap  en de training  Online Meetings met Impact .