Eén deelnemer vraagt alle aandacht... wat nu?

Afgelopen week werd ik gebeld door een teamcoach. Ze begeleidt veel groepsprocessen en werkt veel samen met haar eigen teams. Ze vertelde me dat een van de medewerkers vaak al haar aandacht opeist en dat de rest van de groep op zo’n moment lijkt af te haken: “Ik voel het energieniveau gewoon dalen en dan heb ik daarna veel moeite om iedereen weer bij het plenaire onderwerp te betrekken.”

Een herkenbaar probleem denk ik. Niet alleen van teamcoaches, maar eigenlijk voor iedereen die wel eens voor een groep staat. Als dagvoorzitter of presentator heb je er ook wel eens mee te maken: je wilt de sessie interactief maken en geeft het woord aan een deelnemer, maar voor je het weet, luister je tien minuten full focus naar zijn verhaal en ben je de rest van de zaal kwijt.

Word je bewust van jouw rol en instrumenten

Wat kun je in zulke situaties doen om ervoor te zorgen dat je verbinding houdt met de hele groep? Zonder dat je daarbij die ene deelnemer tekort doet: je wilt hem immers ook het gevoel geven dat hij gehoord wordt. Het belangrijkste is dat je jezelf gewaar wordt. Dat zal ik even uitleggen.

Als je voor een groep staat als facilitator, is je lichaam je instrument. Procesbegeleiding is geen mentaal proces; je staat in dienst van de groep. Jij legt de fundering waarop de groep kan bouwen.

Maar als je als presentator voor de groep staat, kom je vooral kennis brengen. Kennisoverdracht is wel een mentaal proces. Als er in dat geval van jou verwacht wordt dat je tegelijkertijd ook het interactieve groepsproces begeleidt, kun je in de situatie komen dat je een persoonlijke of specifieke vraag uit de zaal wilt aannemen en beantwoorden en tegelijkertijd de verbinding moet houden met de hele groep. Voor je het weet bevind je je in een spagaat waar je niet zomaar meer uitkomt.

Op dat moment heb je vaardigheden nodig die niets te maken hebben met kennisoverdracht. Ze hebben te maken met inlevingsvermogen en de kunst van het iedereen aan kunnen kijken. Zolang jij je van deze eventuele dubbelrol bewust bent, kun je de volgende methoden toepassen om de hele groep betrokken te houden. Óók als er een specifieke, persoonlijke vraag wordt gesteld door deelnemer.

1. Vat samen

Herhaal de vraag van de deelnemer: “Ik hoor wat je zegt.” Schrijf de vraag eventueel op en geef aan dat je probeert er later op terug te komen. Beloof dit echter niet te makkelijk; manage de verwachtingen op zo’n manier dat je niemand teleurstelt als het (wegens tijdgebrek bijvoorbeeld) niet lukt.

2. Verspreid de aandacht

Leg de aandacht weer in de groep: “Als ik je goed begrijp zeg jij dat…. Wie herkent dit?” De groep zal zich geroepen voelen te reageren op wat de deelnemer zegt; de groep wordt direct betrokken en jij staat weer in verbinding met alle aanwezigen.

3. Haal het los van de persoon

De teamcoach die mij belde heb ik uitgelegd dat je er af en toe een deelnemer bij hebt die wat meer aandacht vraagt. De truc is dan om het onpersoonlijk te maken. Denk niet ‘Heb je haar weer’, maar zoom uit, verruim je blikveld en vraag je bij jezelf af of meerdere deelnemers dat wat zij zegt kunnen herkennen. Je transformeert wat zij zegt naar iets algemeens wat aanwezig is in de groep. Bijvoorbeeld: je zegt niet ‘je hebt dus een klacht’ maar je zegt ‘er is een klacht in dit team dat...’ Afhankelijk van je doel en je rol kun je ervoor kiezen om deze gewaarwording met de groep te delen en verder te onderzoeken wat er speelt in de groepsdynamiek.

Wil je hier zelf mee aan de slag?

Deze drie tips zijn gemakkelijk uit te voeren - mits je er de juiste woorden en taal voor hebt. Twijfel je hierover of zou je veerkrachtiger voor de groep willen staan? Dan is de Leergang Faciliterend Leiderschap iets voor jou.