CBS werkte aan facilitatorpool

Het Centraal Bureau voor de Statistiek werkt hard aan innovatie. Daarvoor heeft men de beschikking over een intern Kennis- en Innovatiecentrum, onder verantwoordelijkheid van innovatiedirecteur Marleen Verbruggen.

Het CBS heeft voor de begeleiding van de processen een facilitatorpool opgezet: een team van mensen die naast hun normale werk regelmatig meetings voor projecten en innovaties faciliteren.

Florianne Matser, coördinator van de facilitatorpool in de Haagse vestiging van het CBS: “Om projectmatig en vernieuwend bezig te blijven en de medewerkers eigenaar te laten zijn van deze innovaties, zijn goed voorbereide en begeleide meetings essentieel. Na veel succesverhalen worden workshops dan ook steeds meer ingezet binnen het CBS. De pool is aangevuld met een selectie van facilitators, die samen met een groep werken naar een concreet, gedragen resultaat. Ze kunnen worden ingezet bij een korte kick-off of projectevaluatie, maar ook bij het nog een kritisch bekijken en verbeteren van complexe processen of een uitgebreide werkconferentie. De kracht van een goede workshop is dat iedereen betrokken is en zich in wil zetten voor het resultaat.”

Wat is belangrijk bij het opzetten van een facilitatorpool?

• Selecteer mensen die proactief zijn en de natuurlijke drive hebben om goede resultaten te halen.
• Ga voor kwaliteit en wees zuinig het instrument workshop. Want na een paar minder goede bijeenkomsten is men al snel ‘workshopmoe’. Bij het CBS is men zo succesvol met het inzetten van workshops omdat men vanaf het begin heeft gebouwd aan kwaliteit. Hoe? Door training, intervisie, duidelijke feedback van opdrachtgevers en vooral samen faciliteren (facilitator en co-facilitator).
• Zet de facilitatorpool zodanig op dat deze past bij de organisatie. Bij de ene organisatie is de pool een formeel deel van de organisatie, zoals bij Rijkswaterstaat (LEF future center). De pool bij het CBS is meer organisch gegroeid voordat het formele status kreeg. Bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie is de pool opgezet vanuit de interne academie en bij de gemeente Veenendaal is een clubje door ons getrainde facilitators actief.
• En zorg voor een helder intakeproces: als een projectmanager een sessie wil organiseren, bij wie kan hij dan terecht? Bij de poolcoördinator of direct bij een facilitator?
• Zorg voor een goede matching tussen facilitator en opdracht. Waar de ene facilitator goed is in het strak leiden van een groep naar het doel, is een de ander weer heel geschikt in het faciliteren van teamprocessen en samenwerking.
• Ook voor kleinere organisaties werkt het! Zo kun je met twee of drie enthousiaste medewerkers die goed kunnen faciliteren een kleine pool vormen.
• Ten ten slotte: de rol van de facilitator. Ben je van ‘u vraagt, wij draaien’, of stel je je op als (soms kritisch) adviseur, die soms aangeeft dat een workshop zoals de opdrachtgever in gedachten heeft niet zo’n goed idee is?