Hoe zorg je dat medewerkers wél aanhaken bij de nieuwe strategie?

Je hebt het vast weleens meegemaakt. De directie komt langs met een roadshow of een grote presentatie met de nieuwe strategie. Vanaf het podium hoor je een bevlogen verhaal. Met natuurlijk een flinke ambitie en duidelijke speerpunten in een strakke PowerPoint. Heb je geluk, dan zijn de slides visueel aangekleed met foto’s en dergelijke. Heb je pech, dan zie je vooral veel tekst. Lezen en luisteren tegelijk blijft toch lastig. Na het verhaal durven een paar collega’s vragen te stellen. Of er barst een plenaire discussie los. Een paar haken aan, de rest haakt af.

Hoe voel jij je als je in de zaal zit? Misschien wel geïnspireerd. Er borrelen vast wat ideeën op over hoe jij de doelen kunt helpen realiseren. Het kan ook zijn dat je totaal afgehaakt bent. Want het verhaal van vorig jaar heeft ook niet geleid tot het waarmaken van de strategie.

Laten we eerlijk zijn, het ís ook lastig om de koers van de organisatie vast te stellen. Mensen er echt bij te betrekken. En nog lastiger om dan vervolgens met alle teams te werken aan realiseren van deze doelen.

Als veranderkundige en (visueel) facilitator heb ik de wijsheid natuurlijk niet in pacht. Wat ik wel kan doen is je  vertellen over de manieren die wij hebben zien werken. Ik heb ze verpakt in drie praktische tips. Als je mij een beetje kent, zal het je niet verrassen dat ze iets te maken hebben met de kracht en het gebruik van visualisatie.

Tip 1: Laat anderen hun visie op de nieuwe strategie tekenen

Bij Microsoft wereldwijd was een nieuwe CEO aangetreden. Je raadt het al: er ging een nieuwe wind waaien. De directie van Microsoft Nederland kreeg het idee om de boodschap nu eens anders over te brengen. Namelijk door de medewerkers de nieuwe visie en strategie te tekenen. Aan mij de eer om alle ruim vierhonderd medewerkers in een enorme zaal een korte tekenles te geven. Daarna kregen ze de opdracht om de betekenis van de nieuwe strategie in kleinere groepen te bespreken en te tekenen. Het resultaat: honderd tekeningen die met veel betrokkenheid waren getekend. Belangrijker was dat elke medewerker in een kleine groep met gelijkgestemden in gesprek ging over de nieuwe strategie. En zo de vertaling maakten naar hun dagelijkse praktijk.

Dit was natuurlijk een extreem grote groep. Het kan ook in kleinere teams of zelfs nog grotere groepen. Ik weet natuurlijk niet in wat voor soort organisatie jij werkt, maar hier een stappenplan met hoe je het zelf aan kunt pakken:

1. Mail de nieuwe strategie naar alle medewerkers met de opdracht deze te lezen. Twee dagen voor de sessie een herinnering sturen is geen overbodige luxe.

2. Laat het management de strategie presenteren en eventuele vragen beantwoorden (max 30 min)

3. Geef een eenvoudige tekenles. Er is vast wel een collega die dat kan. Anders hebben wij het praktische oefenboekje The Visual ABC in onze shop die je daar eventueel bij kan helpen. (duur: ongeveer 60 minuten)

4. Splits de groep in kleinere groepen van maximaal vier personen. Laat elke groep een tekening maken die antwoord geeft op de vraag: Hoe kunnen wij helpen de nieuwe strategie waar te maken?  Heb je maximaal vijf tekeningen, laat iedere deze dan presenteren. Ben je met meer groepen, maak dan een selectie.

5. Maak concrete afspraken voor het vervolg. Bijvoorbeeld workshops ter verdieping per team.

Tip 2:  Laat de strategieplaat evolueren

Je ziet steeds vaker dat visies en strategieën getekend worden in één grote praatplaat. De grootste valkuil is om deze tekening door de directie vast te laten stellen, door een toptekenaar te laten maken en vervolgens ‘uit te storten’ over de organisatie. Je vindt de plaat dan overal terug, maar weinigen voelen zich er mede-eigenaar van. Beter is deze plaat stap voor stap met de mensen zelf te maken. Zodat iedereen die betrokken is bij het proces kan meedenken in iedere fase. Zo ontstaat er betrokkenheid en is resultaat niet iets wat van boven wordt opgelegd, maar een gezamenlijk gedragen product. Hier een stappenplan:

1. Maak conceptversie 0.1 met directie of MT. Laat veel witruimte in de tekening om dingen later toe te voegen. Het is zaak om goed door te vragen naar verdere concretisering en details.

2. Presenteer versie 0.1 aan de teamleiders. Niet op het scherm, maar op een groot vel papier van drie meter breed. Laat ze vooral veel vragen stellen, die je met post-its op de tekening plakt, natuurlijk met de antwoorden erbij. Organiseer er eventueel een kennisquiz bij.

3. Maak met de input van de teamleiders de volgende versie: namelijk 0.2.

4. Herhaal vervolgens de tweede stap met medewerkers van de verschillende teams. Net zo vaak als nodig is.

5. Is de plaat in alle teams besproken, maak dan op basis van alle input de definitieve strategieplaat. Onthul deze op een feestelijk moment. De plaat kun je vervolgens op allerlei manieren onder de aandacht blijven brengen. Bijvoorbeeld door deze bij de koffieautomaten op te hangen of in vergaderzalen. Zorg er in ieder geval voor dat de plaat zichtbaar blijft zodat je ernaar kunt terugverwijzen tijdens belangrijke bijeenkomsten. Je kunt er ook een video van maken: hang de plaat op en maak een video van maximaal drie minuten waarin iemand de strategie aan de hand van de praatplaat uitlegt.

Tip 3: De vloer op

Stel je voor: de hele afdeling staat in een kring. In het midden staat de teamleider. Ze heeft grote vellen op A3-formaat in de hand. Op elk vel staat een doel geschreven, met een eenvoudig getekend symbool erbij. Terwijl ze vertelt over de teamdoelen, legt ze deze één voor één neer in een kleine cirkel op de vloer. Eromheen volgen de subdoelen en speerpunten. Medewerkers stellen vragen die direct worden beantwoord. Op tafels in de zaal liggen grote vellen papier met daarop een kopie van de strategie zoals deze net op de vloer is gepresenteerd. De opdracht aan de teams: schrijf bij alle doelen wat je als team kunt doen om de doelen te helpen realiseren. Laat vervolgens de teams de ideeën met elkaar delen. Door bijvoorbeeld plenaire presentaties. Of in de vorm van een carrousel: de teams gaan bij elkaar aan tafel op bezoek om hun ideeën te delen. Na elk kwartier wissel je de teams. Dit proces neemt in totaal ongeveer een halve dag in beslag. Pak je het goed aan, dan is het elke minuut waard!

Vorig jaar zijn we op deze manier een strategieproject bij een van de afdelingen van ProRail gestart. Daarna hebben we met elk van de zes teams twee middagen besteed aan verdieping. De belangrijkste vraag was hier: wat moeten we meer, minder of anders doen om de afdelingsdoelen te realiseren? We gebruiken hier letterlijk dezelfde A3’tjes om de teamstrategieën op de afdelingsstrategie voort te bouwen.

En zie jij dit als een goede aanpak voor een gedragen strategie? Deel je idee hieronder! Scroll daarvoor helemaal naar onderen. ⬇️