Hoe switch je een live bijeenkomst snel weer naar een online meeting?

Een eenvoudige bijeenkomst zet je zo even om naar online: je stuurt iedereen een link naar een Teams- of Zoommeeting en klaar ben je. Maar wat als het niet zo eenvoudig ligt? De bijeenkomst heeft bijvoorbeeld (heel) veel deelnemers, een lange tijdsduur, een complexe agenda of een heel groot belang.

We starten met iets leuks

Laatst begeleidden we een team dat verspreid woont over zo’n beetje alle continenten. Het was een driedaagse bijeenkomst: elke dag drie uur. Tijdens de sessies ging het over cultuur, gedrag en strategie. Best taaie kost af en toe. Om de energie erin te houden, begonnen we steeds met een 'offline' activiteit. Elkaars kwaliteiten tekenen en blueberry pancakes bakken bijvoorbeeld! Doordat de sfeer hierdoor geweldig was, gingen de ‘serieuze’ dingen erin als zoete koek.

We halen er een sidekick bij  

Als leider van de online meeting moet je je volledig kunnen richten op jouw taak: de inhoud dan wel het proces in de groep. Zorg dus dat je iemand hebt die ervoor zorgt dat de online voorzieningen lekker lopen. Jouw sidekick houdt de chatbox in de gaten, zorgt dat de polls voorbereid zijn, lanceert deze ook en reguleert de break-outrooms. Wij vinden het altijd heerlijk werken. Minder afleiding en meer focus.

We laten deelnemers meer voorbereidingswerk doen   

Laatst leidde ik een teamsessie die ging over ‘hoe maken we fans van onze klanten?’. Ik heb tweetallen virtueel op pad gestuurd met een opdracht. "Interview één persoon die al fan van van jullie organisatie is en neem het op." Bijna iedereen deed dat tot mijn verrassing! Drie dagen vooraf stuurde ik de video’s naar alle deelnemers met de opdracht deze te bekijken. Superleuk en iedereen kwam ‘opgewarmd’ de bijeenkomst binnen. De flow zat er vanaf het begin al helemaal in.

We geven vooral extra aandacht aan individuele deelnemers

Binnenkort organiseren we een online bijeenkomst met twintig medewerkers van een grote gemeente. Aanvankelijk zou deze in de raadszaal plaatsvinden. Ik vroeg de opdrachtgever om een half uurtje per tweetal in te plannen, zodat ik online al voor de bijeenkomst kennis kon maken met de deelnemers. Ik vind dat heerlijk! Weet je waarom?

Het gaat er niet persé om waarom je contact hebt. Het gaat er om dát je contact hebt. Zo horen we allerlei dingen, die we niet hadden willen missen. Bijvoorbeeld waar men het eigenlijk echt over willen hebben. Zo krijg ik meer zicht op hoe de hazen lopen. Soms hoor ik meer persoonlijke dingen. Het zorgt voor verbinding, meer nabijheid en wederzijds vertrouwen. Zo ben ik in staat om een veel beter programma te maken. 

We geven iedereen vooraf toegang tot de presentatie 

Geef deelnemers geen kans om de aandacht van je verhaal te verliezen. Zet daarom ter voorbereiding je presentatie al in PowerPoint Online of Google Presentaties. Stuur alle deelnemers een paar dagen vóór de bijeenkomst een link toe. Vraag dan bijvoorbeeld of ze alvast een vraag kunnen invullen die ze aan de presentator zouden willen stellen. Tijdens je presentatie hoef je je scherm niet te delen, want iedereen heeft de presentatie al geopend in de browser. Zo is iedereen betrokken en krijg je interactie. Je kunt deelnemers namelijk op specifieke plaatsen in de powerpoint ‘post-its’ laten plakken en daarin een vraag of idee laten schrijven. Maak een post-it aan via: Invoegen > Vormen > Basisvormen > Rechthoeken.

We kiezen de beste tool 

Vooral bij groepen van tien deelnemers of meer heb je de chatbox, polls en de break-out ruimtes nodig om iedereen te betrekken. Met Zoom werken deze functies drie keer soepeler dan met Teams. WebEx komt trouwens ook erg in de buurt van Zoom. Ben je volgens de regels aan Teams gebonden? Weet dan dat daar ook nog steeds aan allerlei tools en middelen gewerkt wordt. 

We verrassen deelnemers met een pakketje thuis  

Deze truc ken je vast wel. Wij hebben zelf een flinke voorraad visuele starterkits met daarin professionele stiften, pastelkrijt, een visueel oefenboek en een schetsblok. We versturen dit met een sticker op de doos ‘nog niet uitpakken!’ naar de deelnemers..  Aan het begin van de bijeenkomst vertel ik iedereen dat ze het pakket mogen uitpakken. Hoe leuk, om al die blije gezichten te zien! Vervolgens mag iedereen met zijn/haar cadeau spelen, want we gaan direct visueel aan de slag.

We maken het fysiek, ondanks dat het online is

Ik vind het zelf een valkuil om alleen maar te grijpen naar digitale middelen. Met bovenstaande tip geef je de deelnemers letterlijk iets in handen. Gaat dat niet, zorg dan dat je in elk geval zelf een flip-over met stiften en post-its bij je hebt. Doe dan alsof je voor groep in een zaal staat. Persoonlijk vind ik het heerlijk om dingen uit te schrijven en tekenen. 

We  permitteren ons een foutje 

Vind je online meetings lastig? Wees een beetje lief voor jezelf, dat scheelt heel wat klotsende oksels. Zelf vraag ik me altijd af wat er nu weer fout zal gaan en wat ik ervan ga leren. Resultaat: minder angst en ik leer het sneller. Is het een heel belangrijke meeting, weet dan dat een goede sidekick je kan helpen om alles soepel te laten verlopen! 

Zo, dat was het voor nu. Heb je er wat uit gepikt? Super! We hebben nog meer blogs en video's die je houvast kunnen geven. Of volg onze training Online Meetings met Impact, dan kom je de rest van de corona periode zeker wel door. Dit kan individueel, of met je hele team. Meer informatie nodig? Weet dat wij online zijn en goed bereikbaar.