Presenteer met meer effect en plezier in vijf stappen
‘Ons Hoofd personeelszaken heeft een nieuwe visie en wil die zonder PowerPointpresentatie vertalen naar de praktijk. Het doel is de strategie echt te laten landen bij de medewerkers, zij moeten het interessant vinden en enthousiast worden van het verhaal. Jeroen, kun jij ons helpen?’
Dit was de aanleiding voor mijn bezoek aan de HR- en communicatieafdeling van een bekende autofabrikant. Karin, Hoofd personeelszaken, wilde eens iets anders dan een strakke PowerPoint. Ze wil de medewerkers meenemen in haar visie en hen stimuleren om vragen te stellen. Ze wil ook dat het een leuke presentatie wordt en daarin een brug slaan tussen haar visie en de praktijk van de medewerkers.
Wat hebben we gedaan?
In plaats van een presentatie, maakt Karin een spiekbriefje en zet ze een flip-over in de meetingroom. Kort voordat de presentatie begint, geef ik de medewerkers een snelcursus in vijftien minuten over Het Visuele ABC. Ik teken de voor haar de belangrijkste thema’s van het verhaal in eenvoudige symbolen op de flip-over en zet er een titel boven.
Dan vraagt Karin het publiek mee te doodlen (losjes tekenen) als zij haar verhaal vertelt. Het effect? De medewerkers die meetekenen kunnen zich beter op het verhaal concentreren. Dit is het logische gevolg van een biologisch principe: wanneer je bezig bent met een activiteit dat niet zoveel energie kost, kun je beter luisteren (dit geldt bijvoorbeeld ook voor kauwgom kauwen). Karin maakt hier handig gebruik van: het verhaal dat zij vertelt, landt beter dan wanneer zij een presentatie op het projectiescherm zou voordragen en iedereen alleen maar zou luisteren.
Voor de spreker is het de kunst om het verhaal te illustreren met een paar simpele symbolen en trefwoorden. Als er dan een vraag uit het publiek komt, kun je deze op de flip-over zetten en het antwoord eraan toevoegen. Dit resulteert in een visuele samenvatting van een verhaal dat niet alleen van de spreker is, maar ook van het publiek.
Achteraf maken de toehoorders foto’s van de plaat en denken ‘Hé, dit is interessant! Ik snap de nieuwe visie en ik heb ook nog eens vragen kunnen stellen.’ De foto heeft een leven na de bijeenkomst, in tegenstelling tot PowerPointslides die na meetings worden doorgestuurd en vaak in de mailbox verdwijnen.
Maak samen de vertaalslag naar de praktijk
Na de presentatie vraagt Karin aan haar toehoorders of zij het gevolg van de nieuwe visie op hun dagelijks werk in beeld kunnen brengen. Een slimme zet, want dit geeft haar inzicht in de mate waarin haar verhaal is geland bij de medewerkers.
Resumerend, wat zijn de vijf stappen?
Vertaal je top-x thema's in eenvoudige symbolen en tekenen die op een flip-over. Beperk je daarmee tot drie tot zeven symbolen. Hoe gek het ook klinkt: hoe eenvoudiger je de boodschap brengt, hoe meer men onthoudt. Hoe je aan goede symbolen komt, lees je in deze blog.
Zorg dat je toehoorders veel ruimte hebben om te tekenen: bij voorkeur met flip-overvellen op tafels, anders met schetsblokken op schoot. Leg stiften klaar, geen pennen (te dunne lijnen).
Vertel dat je je verhaal gaat houden en nodig iedereen uit tijdens je verhaal mee te schrijven en te tekenen.
3. Vertel je verhaal
Vertel je verhaal waarbij je de symbolen op de flip-over als geheugensteuntje kunnen dienen. Vul de flip-over tijdens het verhaal aan met woord en/of beeld. Schrijf de vragen en opmerkingen die je krijgt ook op de flip-over.
4. Zet ze aan het werk
Je vraagt de groep om in kleine teams van ongeveer vier personen een tekening te maken van hun vertaalslag van jouw (visie)verhaal naar hun praktijk. Vraag iedereen dit aan elkaar te presenteren en door vraag en antwoord wordt het verhaal nog scherper. Tip: help de deelnemers aan passende symbolen via het boekje Het Visuele ABC of bijvoorbeeld van een van de boekjes van Bikablo
5. Hang de platen op
Hang de gemaakte platen na de presentatie op de afdeling neer, of bij de koffieautomaat. Je zult zien dat het gesprek op deze manier een vervolg krijgt en dat de resultaten (letterlijk) langer blijven hangen.