Online meetings: de zeven lessen voor energie en resultaat

Wil je bij online samenwerken met klanten en collega’s niet elke keer in valkuilen stappen die voor je liggen? Verval dan niet in trucjes, maar werk volgens duidelijke principes.

Hier zijn ze!

Les #1: Houd bijeenkomsten kort en krachtig

Mensen worden moe van veel en lange online meetings. Online meetings kunnen heel efficiënt zijn, dus maak daar gebruik van en halveer de vergadertijd ten opzichte van face to face meetings. Een eendaagse meeting reduceren wij bijvoorbeeld standaard naar twee online sessies van ieder twee uur op dezelfde dag. 

Stel jezelf dus ook de vraag: wat kun je deelnemers buiten de bijeenkomst laten doen? Je kunt belachelijk veel tijd, energie en ergernis besparen met de volgende tips:

• laat ter voorbereiding van de bijeenkomst deelnemers in tweetallen iets samen uitwerken. Vraag ze vervolgens het resultaat in de online meeting te presenteren.
• neem je presentatie op video op en vraag de deelnemers deze van tevoren te bekijken. Tenzij je de presentatie natuurlijk juist wilt gebruiken om het thema dat je bespreekt scherper te krijgen door interactie in en met de groep. 
• vraag iedereen in een online presentatie of whiteboard een check-in vraag te beantwoorden. Zoals: wat wil jij uit de meeting halen, wat wil je leren, of wat is je allerbelangrijkste vraag die je omtrent dit thema bezig houdt? Dit is trouwens ideale input om je agenda mee scherp te stellen voor de beste tijdbesteding.

Les #2: Zorg voor een gelijk speelveld

Hmmm gelijk speelveld? Hiermee bedoel ik: zorg dat iedereen echt mee kan doen. Neem dus belemmeringen en obstakels, zoals geen ervaring met Teams of technische problemen, weg. En bied ondersteuning aan een digibeet die wat extra hulp nodig heeft. Houd de online werkvormen zo simpel mogelijk. Bijvoorbeeld: heb je Mentimeter écht nodig, of kun je het af met een poll in Teams of Zoom? Wij gebruiken vaker online PowerPointpresentaties dan whiteboards zoals Mural of Miro. Gewoon omdat het veel makkelijker wordt gevonden!

Les #3: Zorg dat de techniek je niet belemmert

Pas als je je vertrouwd voelt met de software en apparaten, kun je je richten op de dynamiek in de meeting. Investeer daarin en speel ermee. Je kunt ook zeggen: ‘techniek vóór dynamiek’. Dit gaat dus niet alleen maar over software, maar ook over je werkplek. Ik hoop dat je inmiddels beschikt over een extra beeldscherm naast je laptop.

Les #4: Maakt direct persoonlijk contact

Hè wat flauw dat is toch logisch?!  Toch gebeurt het nog. En hoe saai is het als je onopgemerkt in de online vergadering binnenkomt en niemand je even welkom heet? Face to face werkt dat toch ook zo? Daarom zorgen wij er altijd voor dat dit niet kan gebeuren. Door bijvoorbeeld letterlijk iedereen bij de voornaam welkom te heten: hé Marjon, leuk dat je er (al) bent! Kijk daarbij wel even in de webcam. 

Les #5: Gebruik veel plaatjes

Een plaatje zegt meer dan duizend woorden. En dat is een welkome aanvulling op de deels weggevallen non-verbale communicatie. Dus als je iets wilt uitleggen, schrijf en teken dit dan op een flip-over die achter je staat. Heb je die niet, dan heb je vast wel een schetsblok op een muziekstandaard of ergens een whiteboard waar je je webcam op kunt richten. Ik gebruik ook vaak een documentcamera die ik op een schetsblok op mijn bureau richt. Iedereen in ons team heeft trouwens zo'n ding. We horen vaak terug dat mensen heb geweldig leuk vinden dat we hiermee de online meeting een beetje fysiek maken.

Les #6: Houd ze erbij met geplande interacties

Achter een beeldscherm worden mensen lui. Dus betrek ze erbij met interacties die je van tevoren hebt bedacht. Houd het daarbij ook weer eenvoudig en maak slim gebruik van chatbox, break-outs en polls. Een paar voorbeelden:

• vraag bij de start van de meeting: waar zit je vandaag fysiek? Schrijf het in de chatbox! Ga dan even in op bijzondere reacties zoals 'bij mijn schoonmoeder' of 'in ons vakantiehuisje'. Hilarische reacties gegarandeerd!
• voordat je een presentatie begint, plaats deelnemers drie minuten in groepjes van drie met de opdracht om een vraag te bedenken die ze aan de presentator willen stellen.
• laat de deelnemers scoren op een poll waarbij men een mening kan geven, ter inleiding van een nieuw agendapunt.

Gebruik hierbij je fantasie! Ik vind het altijd erg leuk om dit van te voren te bedenken. En soms bedenk ik ze ter plekke.

Les #7: Over-communiceer

Je mist 80% van de non-verbale signalen omdat je iedereen klein en slechts voor een deel ziet. Dus check en dubbel check bij de groep of iedereen het begrijpt of het eens is met een beslissing. Bijvoorbeeld:

• Na een uitleg van iets stel je de vraag Wie heeft hier nog een vraag over? Let op! Wat dus niet werkt is: Heeft iedereen dit begrepen? Op de eerste vraag krijg je altijd sneller een reactie dan op de tweede vraag. Probeer het maar eens.
• En als er een belangrijke beslissing moet worden genomen, vraag dan vooral niet Is iedereen het ermee eens? Want online geeft men over het algemeen minder snel negatieve feedback. Dus mobiliseer de tegenstem door bijvoorbeeld te vragen: Schrijf in de chatbox 'ok' als je het ermee eens bent. En zo niet, schrijf dan op waarom.

Dit waren ze dan!
En nogmaals wees creatief en zorg ervoor dat niet iedere meeting er hetzelfde uitziet. 

Mocht je nog leuke ideeën hebben dan hoor ik het natuurlijk graag!
Voor nu wens ik je leuke en interactieve online sessies