Online meetings: benauwend of bevrijdend?
Vandaag is het 5 mei: Bevrijdingsdag! Daarom deze blog over hoe online meetings voorbereiden en verzorgen benauwend of juist bevrijdend kan zijn. Kan de vlag bij jou al uit?
Toen het bij mij bevrijdend werd
Bij mij ging de vlag laatst echt uit: bij een online training die we normaal gesproken in een zaal verzorgen. Hoe dat ging?
Het was op een dinsdag. Samen met collega Hubèrt verzorgde ik de training Visueel Communiceren. We hadden het complete eendaagse face-to-face programma omgezet naar de online variant. Spannend, maar het liep als een zonnetje. De feedback 'zelfs beter dan offline!' verraste ons natuurlijk het meest. Terugdenkend deden we drie dingen goed, al zeg ik het zelf:
- We overdreven in onze communicatie
- We verspilden geen online tijd
- We deden het SAMEN
Een paar tips over hoe jij dit kunt bereiken bij jouw online meeting:
1. Overdrijf in je communicatie
- Start een online meeting altijd met een check-in en eindig het met een check-out, waardoor je iedereen even wat laat zeggen (dat werkt tot ongeveer tien deelnemers, als je het beknopt houdt). Als je hierbij iemand het woord geeft, zeg altijd zijn of haar naam (je kunt elkaar niet aankijken, toch?)
- Spreek een tandje langzamer (daar kregen we goede feedback op).
- Laat vaker dan anders weten waar je bent in de meeting aan de hand van de agenda of het programma. Dat is ook even een rustmoment voor jezelf.
2. Verspil geen online tijd
- Bespaar online tijd door deelnemers vooraf iets te laten invullen, bijvoorbeeld een online poll (met bv Google Forms) of een check-pagina die je simpel in een online document kunt opzetten.
- Kijk maar eens in deze check-inpagina die je aan deelnemers vooraf kunt sturen (je kunt hem zelfs even zelf invullen, ga je gang).
3. Doe het samen
En doe dat vooral bij complexe online meetings of bij sessies met grotere groepen. Omdat ik de online training met ondersteuning van Hubèrt als moderator verzorgde, kon ik me echt vrij bewegen. Wat hij deed:
- Hij hield de chatbox in de gaten.
- Hij plakte de resultaten van de training voortdurend op ons online whiteboard (Mural in dit geval).
- En verder zat ik op enig moment zó in de flow, dat ik de geplande pauze compleet vergat! Fijn dat hij even aan de bel trok.
En... wanneer kan de vlag bij jou uit?